議題の「優先順位」はこのマトリクスで決める

 次に【チェックポイント(2)】です。
「70点」の提案内容になっていると判断すれば、定例会議にかけることになりますが、複数の議題がある場合には優先順位をつけなければ、「15分」ですべての意思決定をすることはできません。

 優先度の高いものから順に議題に上げ、すべての議題を処理するには15分では足りないと判断すれば、優先度の低いものは翌週に回すか、少人数ミーティングで意思決定する。このように議題を整理することで効率的な意思決定を実現するわけです。

 では、議題の優先順位はどのように判断すればいいのか?
 私は【下図】のマトリクスを使っていました。縦軸に納期(時間)、横軸に重要度を用いた一般的なマトリクスです。意思決定の優先度ですから、優先順位は次のとおりとなります。

1 重要度が高く、納期が短い。
2 重要度が低く、納期が短い。
3 重要度が高く、納期が長い。
4 重要度が低く、納期が長い。

 提案された議題がどの象限に属するかを判断したうえで、優先順位をつけるわけです。1を最優先にするのは当然のことですが、判断に迷うことがあるのは2と3です。基本的には納期の迫っている2を優先すべきですが、重要度は低いので少人数ミーティングで意思決定してしまってもよいかもしれません。逆に、納期に余裕はあっても、チームにとって重要度が高い3を定例会議で揉むことを優先すべきこともあるでしょう。2と3の議題が提出された場合には、このあたりを熟慮したうえで判断する必要があります。