人がチェックすると、体調や思い込みなどでどうしても確認漏れが出てきます。一方、機械的に照合すれば、状況に関係なく常に正しく確認できます。

 ただし、二重入力はダブルチェックと比べて時間と手間がかかります。すべての書類、データを二重で入力すると、仕事の効率が落ちてしまうので、間違いが許されない重要なものに取り入れていくといいと思います。

「データ」と「紙」で
ダブルチェックする

 ミスは複数の目でチェックするのが基本です。ただ、周りに人がいなかったりして、どうしても自分1人で確認しなければいけないときがあります。

 そんなときは、「データ」と「紙」でダブルチェックするようにしましょう。

 まずはデータ上で間違いや誤字・脱字がないかを確かめ、次にそれを印刷して紙でもチェックするのです。

 データと紙では同じ内容でも見え方がかなり異なります。その見え方の違いを利用するのです。データ上では気づかなかったミスに紙ではすぐ気づくなんてこともよくあります。

 作成した資料をデータ上で何度も確認し、間違いがないと確信して印刷する。翌日、配ろうと取り出した瞬間、間違いが目に飛び込んでくる……。こんな経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。