C)「目を通したら処分する書類」(個人の業務に関わるもので、期限が決まっていない)

例)配布された会議のレジュメや通達、出先でもらってきた各種サービスのチラシや商品のカタログ、携わる業務・業界関連の情報記事切り抜きなど

 紙の情報は、古くなりやすく、価値があっという間に下がるため、保管するメリットはあまり大きくありません。はっきりした使用目的がないまま「いつか使うかもしれない」「処分したら後悔するかもしれない」といった理由で個人的にストックしている書類は、日の目を見る機会がないまま忘れられる可能性が高いでしょう。

・同じ資料が社内の別の場所で保管されている
・紙ではなくデータで保存が可能
・ネット等で簡単に検索ができる

 上記のような「必要なタイミングで再入手が可能」な情報は、個人が手元で管理する必要はありません。管理に要していた時間とスペースは、より優先度の高い業務に充てましょう。

D)「共有する書類」(全体の業務に関わるもので、期限は決まっていない)

 前述のC)には、もしかしたら、保管場所さえ変われば生きる情報もあるかもしれません。

 各種サービスのチラシや商品のカタログ、携わる業務・業界関連の情報記事切り抜きといった資料は、部署内で意見を聞いてみて、必要であれば他の人も閲覧できるように共有資料の棚に移動する、もしくはクラウドに保存するなどして「共有化」するのも1つの方法です。

 手放した資料が社内で必要な人の役に立って、デスクにも空きができるなら一石二鳥といえるでしょう。

 このように、オフィスでの書類管理は、書類の“出口”を意識したフローが効果的です。デスク上に書類が滞らないように、意識的に送り出していく流れを作ることが大切ですが、それと同時にデスクに持ち込む書類自体を減らす、水際作戦もおすすめしたいところです。“入り口”を狭くすると、目を通してから処分、というフロー自体が省略できるので、書類管理はいっそうスムーズになりますよ。

(家族の片づけコンサルタント sea<しー>)