2020年もあと1ヵ月。コロナ第三波が到来する中、ビジネスパーソンの中でも、リモートワーク大歓迎の「リモート強者」とリモート化になじめない「リモート弱者」に二極化しつつある。
あなたは「リモート強者」か?「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。「Google 最高位パートナー」の平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する最高位の肩書(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』(11/25刊)で、大胆にもGoogleの70近いアプリを「10」に厳選。「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X・10(テン)アプリ」をフルカラーで初公開した。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)も「こんな使い方、あったのか」と絶賛するノウハウとはどんなものか(12/11リードフォーアクション主催の「読書会」案内はこちら)。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう。

Google 最高位パートナーが警告!<br />あなたのPCファイル、<br />まさか「整理」していませんよね?Photo: Adobe Stock

★質問
 散らかった私のPC内のフォルダ整理、なんとかなりませんか?

 私のパソコンには、数百のフォルダがあり、どこに何があるか、わからなくなります。

 デスクトップの整理整頓をしようとずっと気になっているのですが、なかなか時間が取れません。

 探すのに時間が毎回かかり、ストレスです。

☆解答
 もう「整理」しないでください。

 パソコン上でフォルダが増えてしまうと、どこに保存したかわからなくなりますよね。

 そこで、もう「整理」から開放されましょう。

 つまり、「入れっぱなし」でいいのです。

 ただし、ファイルやフォルダの置き場所は、パソコンのデスクトップからクラウドへ変えましょう。

 Google には Google ドライブ というオンラインストレージサービスがあります。

 無料で使え、パソコンから保存しても、スマホですぐにファイルを見つけて、その場で確認したり、ファイルの種類によっては修正までできるスグレモノです。

 ここにファイルを置いておけば、基本フォルダをつくる必要がありません。

 なぜなら「全文検索」という機能があるからです。

 わからないことを Google にキーワードを入れて調べるように、なんとなくファイルにあるキーワードを入れるだけで、「全文検索」して、すぐに見つけてくれます。

 しかも、Google ドライブ に保存すると、WordもExcelも、PDFでも画像でも、すべて全文検索できるようになります。

 一般的には、ファイル名でしか検索できないので、フォルダに分けて整理する必要がありますが、ファイルの全文検索ができれば、1分で必要なファイルが見つけられます。

 必要なファイルを1分で見つけるコツは、キーワードや条件の合わせ技です。

 キーワードだけでなく、ファイルの種類やいつ頃使用したファイルなのか、本文に含まれている語句などを組み合わせ検索しましょう。

 また、一般的には、PDFや画像はキーワードでの検索ができません。

 しかし、 Google ドライブ に入れると、OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学文字認識)機能が有効となり、キーワード検索ができるようになります。

 さらに、 Google ドライブ のすごいところは、カンタンに必要な相手と「共有」できること。

「共有」しておけば、最新の状態でファイルを相手も自分のパソコンやスマホからリアルタイムでアクセスすることができます。

 自分が作成したファイル以外でも、検索で必要なファイルをタイムリーに発見することができます。リモートワークで、社内メンバーに、自分の管理しているファイルを毎回メール添付で送信しなければいけない、ということがなくなります。

 検索で必要なタイミングで見つけられるようになるからです。

 そんな使い方を詳細にまとめたのが『Google 式10Xリモート仕事術』です。

 Google に存在する70近くのアプリを、史上最強10の武器(アプリ)に厳選し、成果10倍にするとっておきの本です。リモートワーク全盛の今、ぜひ使い倒してみてくださいね。