会議って実は無駄な手順の宝庫！
例えば、「事務局（主催者）1 人、発表者1 人」という形式で会議が行われたとしましょう。この会議における運営プロセスでは、両者の間で交わされるメールは、実に14通（事務局発10、発表者発4）です。
さらに事務局は、会議運営しやすいように、発表者から添付された資料を、会議用フォルダーに別名保存する作業が3回、発生しています。
メールでの会議運営では、1対1という最小人数会議にもかかわらず、「14通のメール+ 3回の別名保存＝ 17の手順」が行われているのです。
もし、この手順を5人の発表者で行った場合、発表者が5倍なら当然、運営手順も5倍。5人での会議では、一斉送信するだけで個別の受信連絡が要らない「開催案内」と「議事録」は1通ずつのままとして計算しても、「62通のメール+15回の別名保存＝77の手順」という非常に多くの手間がかかっていることがわかります。
この数字はあくまでも便宜的に算出したサンプルなので、実際には「77」どころか、さらにそれ以上の手間がかかっていてもおかしくありません。ただ多くの人はそれに慣れてしまって、手間を手間と思わず、それが当たり前だと考えているのです。
そして、もう1つ忘れがちなことがあります。それは、会議後の資料活用です。あなたの会社（もしくは部署）でも、会議が終わったら、使った資料はもう二度と開かないというようなことはありませんか？ それは非常にもったいない。Teamsを使った会議運営なら、使用された資料もわかりやすく（検索しやすく）保管しておくことが可能になります。
