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企画会議、報告会議、定例会議……日々の業務において、これらの会議を開催・運営することは事務局側にとって、とても手間のかかることです。しかし、「『Microsoft Teamsの「チーム（チャット）」機能を活用した方法なら、メールを使った会議運営でかかっていた「気づかないけれど膨大だった手間」を大幅に軽減することができる』と、『誰も教えてくれなかった！業務効率改善のためのMicrosoft Teams活用術』の著者であり、ITワークスタイルコンサルタントの山田榮一氏。なぜそんなことが可能になるのか？ その理由を解説します。
会議にまつわるムダが業務効率化の壁に
組織やチームの業務効率化が進まない理由の1つに、「ムダな会議やミーティング」があります。順番に資料を読み上げるだけ、レジュメを配れば済むような報告ばかり、集まること自体が目的になっている――。
リアル、リモートという開催形式を問わず、こうした時間を浪費するだけの会議の存在が、業務効率化を阻む大きな壁になっているケースは非常に多く見られます。逆に言えば、ムダな会議の「断捨離」は、業務効率改善の大きなカギでもあるのです。
もちろん、すべての会議がムダというわけではありません。意思決定、方針検討、情報共有、進捗報告や確認など、チームでの業務推進に欠かせない重要な意味を持つ会議も当然、あります。
ただ、そうした必要な会議にも業務効率改善のメスを入れるべき「ムダな手間」や「煩雑化したタスク」が存在しているのも事実。なかでも注目すべきは、会議事務局（主催者）が担う「会議運営プロセス」における手間の多さと煩雑なタスクでしょう。
具体的に挙げるなら、「会議における一定のパターン」は最もメスを入れやすいところです。会議を行う場合、主催者はまず「会議のアジェンダと日程を決めて参加者に開催案内をする」→「発表者（報告事項がある人）に資料の作成依頼を行う」→「議事録を配付する」「出席者の宿題事項があれば、その依頼を行う」ことが必要となります。議題や組織によって違いはあるかもしれませんが、おおよその会議はこのプロセスに沿って開催されます。
事務局は会議のたびにこのプロセスを繰り返さなければなりません。そして、多くの企業や組織ではいまだに、会議開催時の事務連絡作業がメールベースのコミュニケーションで行われています。これが業務効率化を阻む大きな壁の1 つになっているのです。
