仕事で絶対テンパらない人が「うまく減らしている仕事」とは？

優先順位は「緊急度」と「重要度」で考える

　そして、「そもそも優先順位のつけ方がうまくいかない」「何を優先すべきかがわからない」という人も少なくありません。

　そこでおすすめなのが、「緊急度」と「重要度」のマトリクスから優先順位をつける方法です。すでにご存じの方もいるとは思いますが、やり方をお伝えしましょう。「To Doリスト」を最初からこのマトリクスに当てはめて書いている人もいます。

　次の図のように仕事の優先順位を「緊急度」が高いか低いか、「重要度」が高いか低いかで4つに分けます。

A 重要度、緊急度ともに高い仕事
B 重要度が高く、緊急度が低い仕事
C 重要度が低く、緊急度が高い仕事
D 重要度、緊急度ともに低い仕事

　もっとも優先すべきなのは、言うまでもなくA「重要度、緊急度ともに高い仕事」です。

　Aから手をつけて、重要度、緊急度ともに低いDを最後にするのは、ほとんどの人が理解できるでしょう。迷いがちなのは、B「重要度が高く、緊急度が低い仕事」とC「重要度が低く、緊急度が高い仕事」のどちらから手をつけるかではないでしょうか。

　ここからは、マトリクスを元にテンパりにくくなるためのポイントを紹介していきます。

ポイント1「重要度が低く、緊急度が高い仕事」に振り回されない

　マトリクスのB「重要度が高く、緊急度が低い仕事」とC「重要度が低く、緊急度が高い仕事」だったら、ほとんどの人が「Cから手をつける」と言います。セミナーで聞いても、100％近くの人がCだと答えます。つまり、「重要度」よりも「緊急度」を優先しているということになります。

　じつはこれこそがテンパる要因になっています。

　C「重要度が低く、緊急度が高い仕事」の典型的なものには、急な指示や依頼、割り込み仕事、電話の対応やメールの処理などがあります。また、重要度が低いからと放っておいて、締め切りギリギリに焦ってテンパることもあるでしょう。

　これらの仕事に追われるうちに1日が終わってしまうために、テンパリが続いてしまうのです。

ポイント2　テンパらない人は「緊急の仕事」を減らしている！

　テンパらない人は、何より「緊急の仕事」を減らしています。「自分はいつも緊急の仕事に振り回されている」と感じている人は、ぜひ緊急の仕事を減らしてみてください。

「そんなことできない！」と思うかもしれませんが、緊急の仕事こそ、自分で減らすことができます。

　たとえば、締め切りがまだ先だからと手をつけないでいると、締め切り間際になって焦ってしまうことになります。締め切りに余裕があるうちに進めておけば、締め切り間際に慌てることはありません。

　また、経費精算や日報などは、「その日のうちに」やる癖をつけましょう。なぜなら忘れないうちにやってしまったほうが短時間で済むからです。後から「あれはどうだったっけ……」などと思い出したり、調べたりしながらやると、時間がかかってしまいます。

　緊急の仕事を減らすには、手持ちの案件を減らすこともポイント。

　職種にもよりますが、よくある質問はあらかじめお客様や取引先に伝えておいたり、ホームページに「よくある質問」と回答を記載したり。後輩や同僚からの質問を減らすために、業務マニュアルを作っておいてもいいでしょう。

　また、ミスをするとそれに追われて緊急の仕事が増えるため、ミスをしないようにセルフチェック、ダブルチェックをするのもおすすめです。

　緊急の仕事を減らしていくと、B「重要度が高く、緊急度が低い仕事」に割ける時間が増えます。たとえばBの仕事には、整理整頓、マニュアル作り、業務の改善、後輩の業務指導などの仕事が当てはまります。

　つまり、仕事がよりやりやすくなる“先行投資”は、テンパリを防ぐことにもつながるのです。