ポイント2 テンパらない人は「緊急の仕事」を減らしている！
テンパらない人は、何より「緊急の仕事」を減らしています。「自分はいつも緊急の仕事に振り回されている」と感じている人は、ぜひ緊急の仕事を減らしてみてください。
「そんなことできない！」と思うかもしれませんが、緊急の仕事こそ、自分で減らすことができます。
たとえば、締め切りがまだ先だからと手をつけないでいると、締め切り間際になって焦ってしまうことになります。締め切りに余裕があるうちに進めておけば、締め切り間際に慌てることはありません。
また、経費精算や日報などは、「その日のうちに」やる癖をつけましょう。なぜなら忘れないうちにやってしまったほうが短時間で済むからです。後から「あれはどうだったっけ……」などと思い出したり、調べたりしながらやると、時間がかかってしまいます。
緊急の仕事を減らすには、手持ちの案件を減らすこともポイント。
職種にもよりますが、よくある質問はあらかじめお客様や取引先に伝えておいたり、ホームページに「よくある質問」と回答を記載したり。後輩や同僚からの質問を減らすために、業務マニュアルを作っておいてもいいでしょう。
また、ミスをするとそれに追われて緊急の仕事が増えるため、ミスをしないようにセルフチェック、ダブルチェックをするのもおすすめです。
緊急の仕事を減らしていくと、B「重要度が高く、緊急度が低い仕事」に割ける時間が増えます。たとえばBの仕事には、整理整頓、マニュアル作り、業務の改善、後輩の業務指導などの仕事が当てはまります。
つまり、仕事がよりやりやすくなる“先行投資”は、テンパリを防ぐことにもつながるのです。
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「備品の発注を1ケタ間違えた！」
「会議の資料作成が間に合わない！」
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「この書類の決裁、今日までなのに上司が不在！」――。
やるべきことや緊急事態が立て続けに起これば、誰だってテンパってしまうもの。しかし、こうしたテンパリは防ぐことが可能です。
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