デキる上司が部下にしている、「散らかった頭」を一瞬で整理させる質問

「今の発言の重要ポイントを一つだけ挙げると？」
「その意見を三つのポイントにまとめてみると？」

　といった質問をしてみてください。

　多すぎても、少なすぎてもまとめにくくなるので、三つくらいが適当でしょうか。

　数字はあくまで、部下が意見を整理しやすくするための道具にすぎませんから、こだわらないこと。「ポイントは四つです」と言われたら、四つで構いません。

「これ、奥さんに一回見てもらってごらん」

　私がトヨタに勤めていたころ、企画書や稟議書を上司に持っていくと、「これ、奥さんに一回見てもらってごらん」「自分の子どもに教えるように書いてみよう」と、よくアドバイスを受けました。

　当時、企画書などの書類はたいていA4サイズの紙でしたが、そこに文字をびっしり詰め込んで持っていくと、「“建ぺい率”が高すぎるよ」と書類を返されたこともありました。

　建ぺい率とは、建築用語で敷地面積に対する建築面積（建物が覆う部分の面積）の割合を示すものです。書類の建ぺい率が高すぎるとは要するに、A4サイズの紙の上に乗っかっている文字の量が多すぎるということ。

　つまり、無駄を削り、簡潔に書くように求められたのです。

　シンプルでわかりやすいのが一番なのは、書類だけの話ではありません。会議での発言も同じです。

　難しい言葉などを使ってくどくど説明するより、わかりやすい言葉でシンプルにまとまっているほうが、聞いている側の理解は早くなります。

　だらだらと話が続いてしまう部下には、

「中学生が相手なら、どう説明する？」
「素人でも理解できるように説明すると？」

　といったように聞いてみるのはどうでしょう。

　子どもにわかってもらおうと思えば、専門用語は使えません。難しい言い回しも避けて、無駄な部分を極力削ぎ落とし、誰にでもわかる言葉に落とし込まなければなりませんよね。

　それをやってみよう、と提案する質問です。

　わかりやすさの基準として「高校生」「素人」などを提示しているわけですが、「あなたのお子さん」とか「ご両親」といった身近な人を想定させるのもいいと思います。わかりやすくどう表現すればいいか、よりイメージが湧きやすくなるはずです。

「今のあなたの意見を、1分でまとめてみると？」

　といったように、制限時間を設けてみるのもおすすめ。

　場合によっては、会議が始まる前に、「一回の発言は1分以内」とルールを決めておくと、まとまりのない意見が頻発せずにすみます。

　一方で、このルールは自信のない人に対して、余計に躊躇させてしまう可能性もありますから、参加メンバーや会議のテーマに照らし合わせて、臨機応変に対応するようにしてください。