書かなくてもいい一言に注意

悪気はなくても、つい書いてしまう余計な一言に注意しましょう。

●あいさつも意味を考えて書く

 習慣で何げなく書いたつもりが、矛盾したあいさつになっていることもあります。

× いつもお世話になっております。
 すっかりご無沙汰してしまい、申し訳ございません。

○ すっかりご無沙汰しております。
 その後、お変わりありませんでしょうか。

「ご無沙汰」しているのであれば、「いつもお世話になって」いる状態とはいえません。

●プライバシーは伏せる

 相手との関係にもよりますが、どう思われるかわからない場合は、社内の人間の休暇や欠勤は、社外へはぼかして伝えます。

× 申し訳ございません。
 上司が休暇で家族旅行に行っておりまして、
 この件についての確認がとれません。

○ 申し訳ございません。
 本日、上司が不在にしておりますので、
 この件についての確認がとれません。

●重要度をてんびんにかけない

 本来は、ダブルブッキングのないように日程管理をすべきですが、どうしても重なってしまうこともあります。そんなとき…

× 重要な会議が入ってしまい、
 そちらの会議に行けなくなってしまいました。

○ のっぴきならない用事が入ってしまい、
 どうしても出席できなくなってしまいました。

気軽な交流会などであれば、「重要な会議」を断る理由にしてもよいが、他の会議に出るので会議を欠席というのは×。理由を明らかにすると、かえって失礼になることもあります。