デキる幹事！と思われる3つのメール術

【ポイント（2）】催促メールの書き方

　つい返信を忘れてしまう人が1人でもいると、なかなか日時を決定することができません。大人数で日程調整をしている場合、みんなの予定を長期間仮押さえしているのは失礼にあたるので、返事を催促するのも幹事の大事な仕事です。

　催促のメールは、「先日のメールのお返事はまだでしょうか」と忘れていると決めつけたり、相手を責めたりするのはＮＧ。気がきく幹事になるためには、着信を確認する文面でさりげなく「○月○日にお送りしたメールは届いておりますでしょうか」と書くのがいいでしょう。

　その際、「先日」と曖昧な書き方ではなく、いつのメールかを明確に書きつつ確認します。

　また、送信簿に残っている送信メールに、コメントをつけて新たに全文を再送信するのが、最も手っ取り早く失礼がありませんし、受け取ったほうも、もらったメールを探す必要がないので助かります。

11月10日（金）に下記のようなメールをお送り致しましたが、
届いておりますでしょうか？

お手数おかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

-----転送されたメッセージ-----
From: 小林太郎 [mailto:kobayashi.taro@diamond.co.jp]
Sent: Friday, November 10, 2017 1:44 PM
To: 山田様
Subject: 忘年会日程調整のお願い

　なお、自分が返信する立場になった場合には、遅くとも受信した翌日いっぱいまでに返信するのが原則。それ以上待たせるときには、「2～3日お時間をください」などと保留の返事をすると幹事にも迷惑をかけません。

　日程が合わず、再調整が必要になった場合には、「お忙しいところ、たびたびのお伺いで申し訳ありませんが」など、再調整の手間を詫びる文面をつけたり、

先日ご都合をお伺いしたところではございますが、
みなさまのご都合のそろう日がなく、再度、別候補日にてお尋ね致します。

　などと書きます。

　決定した日程を知らせる場合は、

先日は日程調整にご協力いただき、ありがとうございました。
おかげさまで忘年会は12月21日（木）に決定致しました。

　とお礼を書き添えるとさわやかです。また、参加できない人がいる場合でも、

忘年会は12月21日（木）に決定致しました。
なるべく多くの方にご参加いただけるよう調整致しましたが、
全員のご都合に合わせることができませんでした。申し訳ありません。

　あくまでも余暇行事なので、このようにお詫びは軽めでOKです。

　飲み会といっても、忘年会の幹事は大事な仕事の一つです。気がきいたメールで、デキる幹事をアピールしておくと、仕事でも、大事なプロジェクトを任されるかも!?