撃退フレーズをマスター！
I am afraid he/she is out of the office today.（申し訳ございませんが本日は終日外出しております）
Do you have your business card? I will let him/her know about your visit.（お名刺はおありですか。本日お越しいただいたことを伝えておきます）
Do you have any brochures? If so, I will give them to him/her.（会社案内などはありますか。お預かりいたします）
＊ brochureの発音が難しいので「ブロシュアー（シュアーにアクセント）」と正しく言えるように練習しましょう
判断に悩むときは？
もし、名指し人に意向を確認したほうがよさそうなお客様の場合は、下記のように伝えていったん引っ込みます。
I will check if he/she is available now. Would you wait for a while?（都合がつくかどうか確認してまいります。少々お待ちください）
この結果、「やはり会わない」場合には、I am sorry, but he/she is not available. Do you have your business card? I will let him/her know about your visit.（申し訳ございませんが、やはり都合がつきません。お名刺をお持ちですか。ご訪問いただいたことを伝えておきます）と伝えます。
「名指し人が会えないときに、他の人間に対応してもらう場合の表現」などが英会話本によく出てきますが、実際にその表現を使うケースはそう頻繁にはありません。その会社の資料などをお預かりしてお帰りいただくことが多かったように記憶しています。
しかし、場合によっては「代理のものであれば会えるかもしれない」というケースがあるかもしれませんので、1つご紹介しておきます。
Mr. Saito, our office manager, will see you, if you would like.（総務課長の斉藤がお目にかかれるかと思いますが）
ここでもし、先方がYes.であれば、代理に会っていただくようにし、もし「代理だったら会う必要なし」であれば先方から「また来ます（I will come again.）」と言うと思います。大切なことは毅然として対応すること。できること・できないことをはっきりと相手に伝えることです。
