(6)キーメッセージは「13文字以内」

 また、先ほどのスライドをご覧になって、気づいた方がいるかもしれませんが、長々と文章を書いたスライドは1枚もありません。これは、プレゼン資料をつくるうえで、非常に重要なポイントです。

 プレゼン資料において、キーメッセージは「読ませるもの」ではなく「見せるもの」です。1字1字読んで、ようやく意味がわかるのではダメ。パッと見た瞬間に、意味がスッと頭に入ってくるようにしなければなりません。

 そのためには、どうすればよいか?
 方法はただひとつ。文字数を減らすことです。
 人間が一度に知覚できる文字数は、少ない人で9文字、多い人で13文字といわれています。瞬間的に文字と意味を同時に把握することができる文字数は13文字が上限。これを超えると、意味をつかみ取るのに「読む努力」が必要になるのです。「Yahoo!」のニューストピックの見出しが13文字が上限になっているのは、これと同じ理由だと思います。だから、タイトルやキーメッセージは必ず13文字以内に収めるようにしてください。

(7)補足的な内容は「アペンディックス」へ

 ここまで読んで、こんな疑問をもった方がいらっしゃるかもしれません。

「“抜け漏れ”のない資料をつくろうとすれば、ここまでシンプルな資料にはできないのでは?」

 もっともな疑問だと思います。
 たしかに、私たちは、企画や事業内容を検討する際に、数多くのデータを集めます。検証データに「抜け漏れ」があれば、有効な対策・提案を構築することはできません。しかし、これが複雑なプレゼン資料を生み出す原因ともなってしまうから、要注意です。

 というのは、「抜け漏れ」のないロジカルな資料をつくるために、私たちは、検討過程でかき集めたデータや要素のすべてを盛り込もうとしてしまいがちだからです。しかし、本編資料に「あれもこれも」と要素を盛り込めば、とてもではありませんが「5~9枚」に収めることはできません。結果として、決裁者にとって非常にわかりづらいプレゼンになってしまうのです。

 そこで、本編スライドには最重要の要素だけを盛り込み、補足的な要素はアペンディックス(別添資料)にもっていくようにします(下図参照)。そうすることで、本編スライドを「5~9枚」のシンプルなものにするとともに、アペンディックスで「抜け漏れ」をなくすことができるのです。重要なのは、何が本質的な情報で、何が補足的な情報かを見極めることなのです。

 そして、プレゼンをする際には本編スライドのみを提示し、聞き手から質問されたときや、プレゼン後のディスカッションで、適宜、必要なアペンディックスを提示しながら説明します。決裁者の納得度を高めるためには、充実したアペンディックスが不可欠ですから、不足のないようにしっかり準備するようにしてください。

 以上、「7つのポイント」を踏まえながら、社内プレゼンの全体構成を考えるようにしてください。そして、どのようなスライドをつくる必要があるかを明確にイメージすることが、効果的なプレゼン資料を最速でつくる大前提です。

 明確なスライド・イメージもなく、パワーポイントを操作すると、「ああでもない、こうでもない」と迷ったり、「やっぱり違う…」とやり直しになったり、無駄な時間がどんどん膨れ上がるのです。まず、プレゼンの全体構成を固めて、スライド・イメージを明確にすることが大切です。それさえできれば、あとは、『パワーポイント最速仕事術』で紹介している「手順」をなぞるだけで、あっという間に一流のプレゼン資料が完成します。

*「優れたスライド」を最速でつくる「パワーポイント最速仕事術」の一例はこちらをご覧ください。

【連載第1回】 https://diamond.jp/articles/-/230055