このコロナ禍では、成長を目指すだけではなく、ムダを省き、筋肉質な経営を目指さなければいけません。リモート経理を導入できれば、「コスト・働く時間」を劇的に少なくすることができます。経費精算のためにわざわざ出社していては、時間とお金をドブに捨てているようなもの。そもそも経理とは「経営管理」の略称。「営業」が会社の攻めを司る剣なら、「経理」は守りを固める盾です。右肩上がりの時代はどこの会社も営業重視でしたが、コロナ禍では経理がいっそう重要になりました。
本連載は、「リモート経理を導入するためのノウハウ」を紹介するものです。著者は「会計とITの融合」を得意とする税理士、井ノ上陽一氏。『リモート経理完全マニュアル 小さな会社にお金を残す87のノウハウ』を出版し、「いつでも・どこでも・誰でも」安心に経理業務ができるメソッドをあますところなく伝えています(イラスト:田渕正敏)

FAXをなくすシンプルな方法

 FAXを使っているとリモート経理はできません。

 今はインターネットFAXもありますが、それならばメールでいいでしょう。わざわざFAXを使う必要はありません(インターネットFAXは有料です)。

 FAXを受けとるために出社するのは絶対にやめましょう。とはいえ相手がFAXを使っていて、FAXで申し込みを要求される場合もあるでしょう。その場合は「メールでもいいですか?」とはっきり聞くべきです。

 先方としても「FAXのほうがいいだろう、親切だろう」と思っている可能性もあります。日本社会は無難なほうを選ぶ傾向にあり、それに合わせているといつまでたっても効率化、そしてリモート経理は進みません。

「メールでもいいですか?」と聞くと、あっさり「いいですよ」と言われることも多いです。お客様、取引先でも同様です(役所や金融機関は除きます)。

 こちら側がFAXで申し込みや依頼を受けている場合は、それをなくす必要があります。

 まずこちらからFAXをなくしてみましょう。そして「メールでも大丈夫ですか?」と確認し、様子を見ましょう。

「FAXのほうが送るのにラク」という意見もあるかもしれません。紙をFAXに入れて、送り先を指定すればいいだけ。ラクかもしれませんが、その「紙」が問題なのです。

 まず「紙」をプリントアウトする必要があります。また、FAXで送るのが注文書等であれば、受けとった相手はそのデータをパソコンに入力しなければなりません。

 加えて、機密情報の入った「紙」の処分も必要です。シュレッダーを使うと時間がかかります。シュレッダーがつまったりすると、掃除も大変です。

 そしてFAXには、セキュリティ上の欠点もあります。