スペースの追加方法
ここからは、実際の設定方法をご紹介しましょう。
まず、Gmail にアクセスします。画面右上の［設定］アイコンをクリックします。
図2：Gmail の画面
次に［すべての設定を表示］をクリックします。
図3：Gmail の画面右側に表示されたクイック設定
設定画面に切り替わったら次の3ステップで完了です。
1．［チャットとMeet］をクリック。
2．設定画面から、［ Google Chat］を選択。
3．［変更を保存］をクリックしてスペースを有効化します。
図4：Google Chatを有効化する
元の Gmail の画面に切り替わり、指定した場所にチャットとスペースが表示されます。
図5：スペースが有効化された
スペースを活用したタスク管理
続いて、情報を一元管理できる「場（スペース）」をつくりましょう。
スペースの右上にある「＋」をクリックし、表示されたポップアップ画面から［スペースを作成］をクリックします。
図6：スペースの新規作成
スペースの名称と情報共有する相手のメールアドレスを入力し、［作成］をクリック。
図7：スペースの名称とメンバー追加の設定画面
これで完成です。
作成したスペースでは、［Chat］、［ファイル］、［タスク］の3つのタブを切り替えることで「やり取り」「やり取りの際に添付したファイル」「やり取りの際にタスク化した内容」をひと目でサッと確認できるようになります。
それでは、タスクを追加してみましょう。とてもカンタンです。
［タスク］または［タスクを割り当てる］をクリックします。
図8：スペースから［タスク］タブに切り替える
タスクの設定画面に切り替わり、［タスクを追加］をクリックして、内容と期限、割り当て先を入力すれば完了です。
図9：タスクを追加
自分自身を割り当て先に指定すれば、その場でスペースのメンバー全員にあなたがタスクを追加したと自動通知されます。と同時に自分自身のToDo リストにも追加されるため、他の多くのタスクとともに、どのスペースから割り当てられたとしても、すべてのタスクを自分の【ToDo リスト】一箇所で一元管理できます。タスクにはどのスペースから割り当てられたか表示されていますので、スペースをクリックして進捗報告もストレスゼロでスピーディに完了します。
図10：タイトル、日付、割り当て先を入力してタスクを追加する
図11は、私が普段使用しているアカウントの【ToDo リスト】のスクリーンショットです。Gmail の右側にToDo リストのアイコンが表示されていますが、ここをクリックするとタスクが展開します。
図11：ToDo リストのサンプル
私の【ToDo リスト】に、さまざまなスペースから割り当てられたタスクがあることがわかります。以前は、このタスクをどこでやり取りしていたのかを忘れて、探し出すのに一苦労でしたが、もうこうした無駄な時間を使うことは一切なくなりました。
タスクに必要なファイルのリンク先を入力しておくことで、必要な情報にも神速でアクセスできます。みなさまもぜひお試しください。
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