「連絡はメールのみ」が引き起こす職場の非効率

2016.10.8 4:50

田島弓子

[ブラマンテ株式会社代表取締役]

成蹊大学文学部卒。日本人材マネジメント協会会員。IT業界専門の展示会主催会社などにてマーケティングマネジャーを務めた後、1999年にマイクロソフト日本法人に転職。約8年間の在籍中、Windows 2000、Windows XP、Windows VistaなどWindowsの営業およびマーケティングに一貫して従事。当時、営業・マーケティング部門では数少ない女性の営業部長を務める。在籍中、個人および自身が部長を務めた営業グループでプレジデント・アワードを2回受賞。 2007年キャリアおよびコミュニケーション支援に関する事業を行うブラマンテ株式会社を設立。キャリアアドバイザーとして「若年層向け働き方論」「中間管理職向けビジネス・コミュニケーション」「女性活躍支援」の3テーマに特化し、社員研修、講演、公開セミナー、大学講義、執筆などの活動を行っている。日本生産性本部内「ワーキングウーマンパワーアップ会議」が主催する「エンパワーメント大賞（現女性活躍パワーアップ大賞）」の立ち上げ時、推進委員を務めた。著書に『プレイングマネジャーの教科書』『女子社員マネジメントの教科書』（ダイヤモンド社）、『ワークライフ“アン”バランスの仕事力』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）、『働く女性 28歳からの仕事のルール』（すばる舎）、『「頑張ってるのに報われない」と思ったら読む本』（WAVE出版）がある。

プレイングマネジャーの戦略ノート術

元マイクロソフトの営業部長著者が提唱する、中管理職のためのアナログ仕事術。ノートや手帳、付箋、ホワイトボードといった誰もが普段使っている仕事道具の使い方を変えることで、自然とプレイングマネジャーの仕事の仕方とマインドが身につく。このやり方で、膨大な業務量をマルチタスクでこなしせるだけでなく、組織のコミュニケーション不足を解消し、チームで成果を上げることができる。

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メールをプリントアウトして
対面でフォロー

例えば全員に送った指示メールをプリントアウトして、チームミーティングの際に配布する。
絶対に読み間違えてほしくないところにはピンクのマーカーを引き、さらに補足のメモもつける。部下一人ひとりの表情を読み取り、全員が腹落ちできているか確認しながら説明する……このようなことを、私は実践していました。
また指示を読み間違えて解釈しがちな部下には、一対一で確認ミーティングも行いました。

「だったら最初からミーティングだけすればいいじゃないか」と思われるかもしれませんが、記録に残らないミーティングでは「言った・言わない」のトラブルが起こる可能性もあります。そんなとき、メールは「ログを残す」手段となるのです。

もちろん、メールを送るだけで解決するコミュニケーションもあります。迅速・複数・確実に届ける観点で、メールの利便性は欠かせません。
大切なのは、上司としてデジタル・コミュニケーションのメリットとデメリットを理解していることです。
そして状況に応じてデジタル＋アナログを使い分け、二段構えのコミュニケーションができるような意識とスキルを身につけること。目指すはデジタルとアナログのハイブリッドマネジメントなのです。