「提案書」を文章で書かせる会社はNG。生産性の高い会社は「1枚のサマリー」に箇条書きでOK前田鎌利(まえだ・かまり)
1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業。ソフトバンクモバイル株式会社(現ソフトバンク株式会社)などで17年にわたり移動体通信事業に従事。2010年に孫正義社長(現会長)の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され第1位を獲得。孫社長に直接プレゼンして事業提案を承認されたほか、孫社長のプレゼン資料づくりにも携わった。その卓越したプレゼン力を部下に伝授するとともに、チーム内の会議も改革。超高速PDCAを回しながら、チームの生産性を倍加させて、次々とプロジェクトを成功させた。マネジャーとしての実績を評価され、ソフトバンク子会社の社外取締役をはじめ数多くのプロジェクトを任された。2013年12月にソフトバンクを退社、独立。ソフトバンク、ヤフー株式会社、大手鉄道会社などのプレゼンテーション講師を歴任するほか、UQコミュニケーションズなどで会議術の研修も実施。著書に『社内プレゼンの資料作成術』(ダイヤモンド社)などがある。

会議では「要点→詳細」を徹底する

 そして、第四のポイントは、サマリー(要約)を必須とすることで、会議はもちろん、仕事上のコミュニケーションにおいては、必ず「要点→詳細」というステップを踏むという基本を、メンバーに徹底することに繋がることです。

 要領を得ないコミュニケーションは、ビジネスにおける生産性を決定的に傷つけます。長々と説明しても相手には「何が言いたいのか?」がわからない。だから、真意を確認するために質問を繰り返さなければならない……。これでは、コミュニケーション・コストがかかりすぎて、生産性が上がるはずがありません。

 効率的なコミュニケーションを行うために最も重要なのは、「要するに何が言いたいのか?」=「要点」を明確にすることです。そして、第一声でそれを伝える。詳細は、そのあと説明すればいい。つまり、「要点→詳細」を徹底することが生産性を上げる重要なポイントなのです(下図参照)。

「提案書」を文章で書かせる会社はNG。生産性の高い会社は「1枚のサマリー」に箇条書きでOK

 そして、そのようなコミュニケーションが徹底されているチームの会議は、当然、品質が高くなります。そのためにも、1枚のサマリー・フォーマットで提案書を統一する必要があるのです。

 もちろん、これはあくまでサマリー(要約)ですから、このサマリーを補足する「詳細資料」=「アペンディックス」を用意しなければなりません(下図参照)。

「提案書」を文章で書かせる会社はNG。生産性の高い会社は「1枚のサマリー」に箇条書きでOK

 会議におけるプレゼンはサマリーに沿って手短に行い、ディスカッションにおいて質問されれば、アペンディックスを示しながら回答する。この形をとることで、最短距離で意思決定に到達できるのです。