資料を「読ませて」はならない

　さらに、箇条書きはできるだけ「13文字以内」にすることをお薦めします。
　なぜなら、人間が一度に知覚できる文字数は、少ない人で9文字、多い人で13文字と言われているからです。瞬間的に文字と意味を把握することができる文字数は13文字が上限。これを超えると、意味をつかみ取るのに「読む努力」が必要になるのです。日本最大のニュースサイト「Yahoo!　JAPAN」のニューストピックスの見出しも13文字が上限になっているのも、おそらく、これと同じ理由だと思います。

　だから、会議資料の箇条書きも、できるだけ13文字以内に収めることを原則にするとよいでしょう。とは言え、13文字という制限は、実際に書いてみるとなかなかハードルが高いものです。慣れないうちは、箇条書きでも、ついつい「文章」を書いてしまう。そこで、13文字以内にするコツをいくつかご紹介します。

　重要なのは、伝えるべき最重要ポイント以外の要素をすべてカットすることです。第一にカットすべきなのが平仮名です。「～のための」「～による」「～について」といった平仮名は不要です。また、「～を」などの助詞も省けるものが多いので、日本語としておかしくなければできるだけ取るのがよいでしょう。

〈例文1〉
【before】売上未達を改善するための戦略提案について（20字）
【after】売上未達改善の戦略提案（11文字）

　平仮名を減らしても意味が通じることがご理解いただけると思います。それだけで文字数をかなり減らすことができるのです。

　また、伝えるべきポイントを明確にして、付随的な要素はすべてカットするようにしてください。

〈例文2〉
【before】今月も加入者は約4000件の増加が見込まれる（22字）
【after】加入者4000件増（9字）

　この例文の第一の問題は、主語述語のある文章になっていることです。箇条書きに主語述語は基本的に不要です。また、「今月も」「見込まれる」など付随的な要素はカットします。箇条書きは要点だけを伝えることに徹すればいいのです。

　さらに、「約4000件」の「約」も基本的に不要です。会議資料は口頭でも説明するのが前提ですから、説明時に口頭で「正確には3983件です」などと補足すれば済むことです。