「整理整頓」でコミュニケーションも改善

小室淑恵(こむろ・よしえ)
株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』(ともに毎日新聞出版)、『6時に帰るチーム術』(日本能率協会マネジメントセンター)など多数。

 整理整頓は、ほかにも思わぬメリットをもたらしてくれます。
 ある省庁のチームをコンサルティングしたときのことです。
 そのチームは国際問題に関わるような重要なミッションをもつ、「超」優秀な官僚の集まるチームでした。私たちはどんな難しい問題に直面するだろうかと緊張していたのですが、「働き方改革」のトリガーとなったのは、意外にも整理整頓だったのです。

 職場に行ってみると、見渡す限り“資料の山”。光が書類にさえぎられているために視界が悪く、昼間なのに薄暗く、夜のような雰囲気。これでは、「資料探し」に膨大な時間を費やすのも、納得です。そんなチームが、「カエル会議」で最初にやるべきこととして導き出したのが、整理整頓だったのです。

 早速、全員でエプロンとマスクをして、本格的に大掃除を開始。うず高く積み上げられた資料は、学生のアルバイトを雇ってすべてスキャンしてデジタル化。一日かけて必要なものと不要なものに分け、不要なものはどんどん廃棄していきました。

 すると「要塞のように資料が積み上がっていたベテランの机を片づけてみたら、机がもうひとつ出てきた」「書類の山を片づけたら、通路ができて動線が改善された」「課長席の後ろに積まれていた書類がなくなったら、オフィスに太陽の光が差し込むようになった」など、想定外の効果が生まれました。

 さらに、資料の山が消えたことで、「向かいのメンバーとすぐに会話できるようになり、コミュニケーションが増えた」というメリットも生まれました。その結果、チーム内の連携がよくなり、より効率的に仕事が進められるようになったのです。

 このように、整理整頓は非常に有効な解決策です。ぜひ「そんな簡単なこと……」と侮らず、肩の力を抜いて着手していただきたいと思います。きっと、想像以上の効果を実感していただけるはずです。

「整理整頓」を日常業務にする

 ちなみに、私たちの会社では、整理整頓を日常業務のなかで継続できる仕組みを導入しています。たとえば、メンバー一人ひとりに書類ファイルの保存スペースを提供しているのですが、その幅はわずか10cm。そのスペースに収納できる分しか書類を保管できないようにしているのです。

 さらに毎週、「個人棚確認係」がこのスペースをチェック。収納があふれそうになっているメンバーに「そろそろ整理してください」とうながし、通告を受けたメンバーが整理整頓を行うというわけです。

 また、私たちは整理整頓を業務のひとつに位置づけています。
 弊社は18時終業ですが、17時半から17時45分の15分間を「掃除タイム」として確保しているのです。「掃除タイム」になったら、オフィスにいるメンバーは必ず手を止めて、一斉に職場を掃除します。そして、17時45分から18時までの残り15分で残務処理を行い、18時きっかりに退社。翌日は、綺麗に掃除された状態で仕事に取り掛かれるという仕組みです。

 このように、整理整頓を毎日できるように仕組み化しておくと、非常に効果的です。週1回とか月1回、定期的にチームで整理整頓する方法もありますが、それだとどうしても途中で面倒になり、しばらくすると元どおりになってしまうケースが多いからです。整理整頓を日常業務のひとつに位置づけることによって、そのような状況を避けることができるのです。