メールの件名に「至急」は厳禁――リモートワークで気をつけたいこと

このコロナ禍では、成長を目指すだけではなく、ムダを省き、筋肉質な経営を目指さなければいけません。リモート経理を導入できれば、「コスト・働く時間」を劇的に少なくすることができます。経費精算のためにわざわざ出社していては、時間とお金をドブに捨てているようなもの。そもそも経理とは「経営管理」の略称。「営業」が会社の攻めを司る剣なら、「経理」は守りを固める盾です。右肩上がりの時代はどこの会社も営業重視でしたが、コロナ禍では経理がいっそう重要になりました。
本連載は、「リモート経理を導入するためのノウハウ」を紹介するものです。著者は「会計とITの融合」を得意とする税理士、井ノ上陽一氏。『リモート経理完全マニュアル 小さな会社にお金を残す87のノウハウ』を出版し、「いつでも・どこでも・誰でも」安心に経理業務ができるメソッドをあますところなく伝えています。

メールに「至急」を使ってはいけない理由

　メールがすぐに返ってくることを期待してはいけません。

　それぞれやっていることがあったり事情があったりしますので、「すぐ」を求めないようにしたほうがお互いのためです。

　メールの中に「至急」と入れたり、「すぐに」と入れたりすることは避けましょう。お客様と打ち合わせをしていたり、他の仕事をしていたりしたら、そのメールを見ることすらできないわけです。

　特に上司から部下にメールをするときに気をつけたいものです。「上司からのメールはすぐに返さなければ」と思うのはいいのですが、それによって集中力が欠けてしまうのは会社として避けるべきでしょう。

「いつ何時までに返せばいい」を会社でルールとして決めておきましょう。

　たとえば「午前中のメールはその日のうち、午後のメールは翌日午前中までに返せばいい」と決めておけば、お互い急がなくてもすみます。そんな中で本当に至急ということもあるはずです。

　そのときは対応してもらえばいい話であり、「常に至急」は会社全体の効率化上好ましくありません。

　そもそもメールが返ってこないのは優先順位が低いからです。信頼され、優先順位を高くしてもらうことも大事です。

「至急」案件を考えてみる

　いつも至急だと、本当に至急なのかどうか判断がつきません。リモート経理でも、通常の経理でもそもそも「至急」という案件はさほどないものです。「至急」なのは次の3つくらいです。

◦期限までに入金がない→至急催促したほうがいい
◦期限までに支払っていない→至急支払ったほうがいい
◦月次決算で、金額が大きいものに関する問い合わせ

　急がないと困るというものはあまりありません。それぞれがそれぞれの時間を尊重することで会社全体の効率が上がります。