【外資系社長が実践】効率的かつ漏れないタスク管理術

超多忙な1週間を乗り切る方法

──猿渡さんは、アナログの手帳などを使うことはありますか？

猿渡：手帳を活用する、ポストイットをデスクまわりに貼るなど、私もかつていろいろな方法を試しました。

　ですが、急いで書いた文字が読めず、メモの内容がわからなかったり、デジタル的な手段で関係者に展開する時に効率が悪く、最終的に、今のSlack管理に落ち着きました。紙やペンを使うことはほとんどなく、今ではホワイトボードぐらいです。

──忙しすぎる毎日をなんとかしたい……という悩みがある人は、まずはどんなことを気をつけるといいでしょうか？

猿渡：タスク管理のやり方はたくさんありますし、向き不向きもあると思いますが、個人的には「美しいタスクリスト」にこだわりすぎないことが大事だと思います。

　そもそもの目的は、漏れなく仕事をこなすこと。その手段の一つがタスクリストです。

　きれいなタスクリストを作るのに1日何十分もかけていないか？ を、一度問いかけてみるといいかもしれません。

　常に「手段」と「目的」が逆転しないよう気をつけながら行動できると、グッと仕事が速くなると思います。

──いつも以上に忙しい超繁忙期には、どんな工夫をされていますか？

猿渡：睡眠時間を削らないこと。優先順位をつけること。

　それから、「優先順位の理由」をメンバーと共有することです。

　まず、『1位思考』にも書きましたが、寝ないと判断力が低下するので、睡眠時間はなるべく削らないようにしています。

　そのうえで、全部を気合いだけでやり切ろうとせず、最初に優先順位を決めること。

　そして、「優先順位の理由」をまわりに伝えることが大事だと思っています。

　たとえば、上司が優先したい仕事と、部下が優先したい仕事が異なる場合があります。

　上司はAの仕事を先にしてほしいのに、部下はBの仕事の方が優先だと思っていた。

「どうしてこっちを先にやってないの？」というすれ違いが起きないよう、事前にすり合わせをしておくのです。

　部下に対しても、

「申し訳ないけど、今週は◯◯の理由でAの仕事に集中したい。それ以外の仕事はいつもより遅れる可能性がある」

　と前もって伝えておくわけです。

　何も言わずに仕事を遅らせたら、メンバーの信頼を損なってしまう可能性もありますから、時には期待度を下げることも、コミュニケーションを円滑にする上で重要だと思います。

（本稿は『１位思考』に掲載されたものをベースに、本には掲載できなかったノウハウを著者インタビューをもとに再構成したものです）