個別ミーティングは、なぜ行うのか？（Why）、いつ実施するのか？（When）、誰と話すのか？（Who）、どこでするのか？（Where）、何を話し合うのか？（What）かをあらかじめ決めて行います。
特に「いつミーティングをするのか」については、少なくとも1カ月以上前から日時と場所を確定しておき、よほどのことがない限り、その予定を変更しないことが大切です。「手が空けば、暇ができたらやる」では、いつまでたっても行うことはできません。
個別ミーティングにおいて、最初の5分は、緊張を解くための時間です。数日以内に現場で起こったエピソードや、世の中で注目されていることを話題にしても良いでしょう。部下の緊張が少し和らいだら、近況と前回から今日までの振り返りを話してもらいます。行動したこと、変化があったこと、気づきのあったことなどについて語ってもらうことで、部下の現状把握ができます。
次に「今気がかりになっていることは何ですか？」「今日は何をテーマに話しましょうか？」と個別ミーティング準備シートに沿って進行します。ミーティングの中で、行動することが決まった場合は、いつから、どのように実行するのか宣言してもらうと行動が促進されます。
そして終了の3分前になったら、ミーティングを振り返り、感想などを述べてもらい、次の予定を決めて終わります。
個別ミーティングの主役は部下です。上司・経営者は質問する役、聞き役に徹してください。上司・経営者は話を聞くが8割、話すが2割であると覚えておきましょう。
新人の離職防止に
効果的な「バディー」制度
入社したばかりのZ世代には、周りとのコミュニケーションに苦手意識を持っている人も少なからずいます。このタイプを放置していると職場になじめずに孤立し、モチベーションが徐々に下がり、早期に離職につながります。
離職を防止するには、新人1人に対し、1～2人の先輩スタッフをサポート役に任命する「バディー制度」の導入がお勧めです。バディー役には、入社5年目までの若手が適任です。Z世代の新人と同世代なので、気持ちが通じ合う部分が大きく、良い人間関係が築きやすいからです。
