メールを「送信した人」が考えていること
メールを送信する側の立場で考えてみましょう。あなたが会社の人にメールで何かを依頼したとします。もし、数日メールが返ってこない時にはどうするでしょうか。
おそらく、再度メールで催促をするか電話をして確認するのではないでしょうか。
特に、メールが返ってこない間は「相手がなぜ返してくれないのか」「どのような状況なのか」を考えがちです。その間は脳のリソースをその相手に取られているので、ポジティブな感情を抱くことはあまりないと思います。
では、逆に「即レス」で「対応するのは数日後になる」と連絡があった場合はどうでしょうか。少なくとも数日後には対応してくれることはわかってるわけですから、脳のリソースが奪われずにすみますよね。しかし、実際に対応してくれるのは数日後なのは変わらないわけです。
同じ仕事でも「評価」だけが180度変わる
ここが重要なポイントです。「メールを見てくれた」という安心感によって、同じスケジュールであっても、相手の感情が180度変わっていることにお気づきでしょうか。
このようにして、「即レス」する人は評価が上がるのです。なおこの際は、仕事の完了するタイミングを必ず告知するようにしましょう。その期日は、極論、数日後でも数週間後でも構いません。それを相手と1日でも早く共有することに意味があるのです。
出世する人は「相手の脳のリソース」を奪わない
このように、メールに即レスをしてくる人は、相手の脳のリソースを奪いません。全ての人にこのような対応をすることで、実際に仕事が早いわけではないのに、即レスする人=仕事が早い=仕事ができる人というイメージが出来上がるわけです。
逆に、こういった行動ができない人は、相手からの評価が気づかないうちに下がっていきます。そして、出世の確率も下がっていってしまうのです。
メールの即レスにかかる時間はせいぜい長くても5分くらいでしょう。肝心の仕事のほうの成果が同じだったとしてもたったこれだけで1つで周りの評価がガラッと変わるわけですから、「即レス」は非常にコスパが良いと言えるでしょう。
(本記事は『雑用は上司の隣でやりなさい』の著者による特別な書き下ろし原稿です)