【一発でわかる】頭のいい人の「賢いメール」の特徴・ベスト1

メール、チャット、SNS、Web記事、ビジネス書など、私たちは日々多くの言葉に触れている。スマートフォンの登場により、それはより顕著になった。私たちは、常にスマートフォンの小さなスクリーンで延々と言葉を見ている。「そのせいで脳は疲れ果てている」と指摘するのは、全米25万部を超え、世界16か国以上で刊行の話題作『Simple「簡潔さ」は最強の戦略である』だ。著者である、ジム・バンデハイとマイク・アレン、ロイ・シュウォーツは、現在670万の定期購読を誇るデジタルメディア「アクシオス」の共同設立者である。彼らは本書で、「言葉をよりシンプルで、かつスマートにすべきである」と提唱している。本記事では、その理由について解説する。（文／神代裕子、ダイヤモンド社書籍オンライン編集部）

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私たちの集中力が落ちる理由

　多くの人が、スマートフォンの登場以降、集中力の低下を感じている。

　著者である「アクシオス」の3人はこの状況を、「近年、分刻みで気を散らすものが爆発的に増えたせいで、余計に頭が混乱しているのだ」と指摘する。

人の2つの弱点が脅威にさらされている。私たちはそもそも、マルチタスクが苦手である。そして、注意が逸れた際、集中力を取り戻すのも苦手だ──たいていの人は、気が散ってから集中モードに戻るまで20分以上かかる。（P.4-5）

情報量が爆発的に増えた現代の問題点

　本書では、「この原因には大きく2つの根本的な原因がある」と述べている。

　1つは、ここまでに語ってきたテクノロジーの発展。つまりインターネットとスマートフォンの登場だ。

インターネットとスマートフォンの登場により、突然、誰もがあらゆることを大々的に、いつでも瞬時に、しかもただで発信し、閲覧できるようになった。誰もが平等に、フェイスブックやグーグル、X、TikTokを使えるようになったのだ。そして、私たちは中毒になっている。（P.5）

　そして、彼らはもう一つの問題点として、「人はメールや手紙、メモ、論文、記事、本などを、1980年と同じように書いている」ことを挙げる。

考えてみよう。私たちが使える時間は少なくなり、選択肢は増え、集中力はたえず乱されている。
にもかかわらず、私たちは相変わらず昔と同じ数の言葉を吐き出している。あるいは、もっと多くの言葉を。何世代も前と同じ書き方をしているのだ。（P.6）

　時代が変わったのだから、書き方も変えるべき、というわけだ。

「スマート・シンプル」で言葉を大幅に減らす

　彼らは、この問題に対する解決策として、「人々が発し、消費する言葉を減らすように促すこと」を挙げる。しかも、大幅にだ。

私たちは、これを「スマート・シンプル」と名づけた。思考を研ぎすまし、より明快に伝達し、自分と相手の時間を節約するための仕組みであり、戦略である。これにより、ずっと少ない言葉ではるかに多くの内容を伝えられるようになる。（P.17）

　この「スマート・シンプル」とは、情報を簡潔かつ効果的に伝える方法だ。

　そのためには、次の4つの原則に則ることが重要になる。

①「タイトル」で心をつかむ
記事のタイトルでも、メールの件名でも、SNSなどの競合から誰かの注意を引き離すには、短く強い語句が必要だ。（P.31）

②「リード文」でいちばん大事なことを伝える
最初の1文（＝リード文）はもっとも印象的であること。相手の知らないこと、知りたいであろうこと、知るべきことを伝える。単刀直入に、短く、鋭い文にする。（P.31）

③「なぜそれが重要か？」を文脈で示す
私たちが実際に詳しく知っていることはほんのわずかだ。（中略）
誰もが質問することを恥ずかしく思ったり、恐れたりしているが、新しい事実やアイデア、見解が「なぜ重要なのか」については、ほとんどいつも説明してもらう必要がある。（P.31-32）

④「さらに知る」で詳細を伝える
相手が望む以上のことを読ませたり、聞かせたりしてはいけない。さらに知りたいかどうかの判断は相手に委ねること。（P.32-33）

「賢いメール」は、シンプルでわかりやすい

　この「スマート・シンプル」を身につければ、言うべきことを、理路整然と伝えられるようになるという。

　これは、日々のメールを書く際にも有効な方法だ。例えば、次のように「スマート・シンプル」にできる。

スマート・シンプルな「件名」
×BEFORE
週末のプランについて再検討のご相談　Re：誕生日会
○AFTER
新プラン：トランポリンパーク（P.34）

スマート・シンプルな「リード文」
×BEFORE
いまさらの計画変更で申し訳ありませんが、この1週間は天気のこともあって、ジミーのパーティーについていろいろと混乱がありました。でもありがたいことに、子どもたちみんなを連れていける場所を見つけました。例の新しいトランポリン・パークです。土曜日の正午に行くことにしましょう。
○AFTER
ジミーのパーティーを新しくできたトランポリン・パークに変更します。今週土曜日、正午です。（P.34-35）

　私たちはつい、BEFOREのように書きがちだが、AFTERの方が簡潔に、誤解なく伝わる。

　この後に、伝えておくべき重要事項と、さらに知るべき備考があれば、それぞれを「スマート・シンプル」に書けば良いのだ。

　早速、次に書くメールから取り入れてみていただきたい。