電話に慣れない人が増加中。
メモを手元に

　SNSが発達し、電話で話す機会が少なくなってきました。電話が苦手、電話がこわい、と感じる人が多いことでしょう。新入社員であれば、誰からかわからない電話を取る経験もなく、取引先の担当者を呼び出してもらう経験もほとんどないのですから、緊張してあたりまえです。

　賢い電話応対は、「感じがいい人」への第一歩です。かかってきた電話には、メモの用意をしてできるだけ早く出ましょう。まずは相手先の社名や所属部署、名前、用件を書きとめます。復唱するのもおすすめです。聞き取れなかった場合は、あわてずに「おそれいりますが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と言えば大丈夫です。

　担当者が不在の場合はその旨を伝え、「申し訳ありません。○○はただいま席をはずしております。○時には帰社予定ですので、折り返しこちらからお電話するよう申し伝えます」と、自分の名前も名乗って電話を切ります。

　担当者へのメモには、電話のあった時間、相手先の社名や名前、連絡先、用件、電話を受けた自分の氏名をまとめて、目立つところに残しましょう。緊急性の有無なども書き添えておくと完璧です。

ホウレンソウで
仕事の人間関係も円滑に

　報告、連絡、相談の3つをまとめてホウレンソウ。

　仕事上のコミュニケーションをはかる上で、最も大切な要素がこの3つであることは、昔も今も変わりません。3つとも、日常的な業務において上司や先輩に対して伝える行為ですが、取引先とのやりとりにもこの3つを常に頭に置いておきたいものです。

　まず、上司などに対して、進捗や結果を知らせるのが「報告」。できるだけ速やかに、簡潔に、が基本です。必要なデータなどを添えて結論から述べるとよいでしょう。

　業務内容について関係者全員に情報共有する場合や、内容変更があったらそのつど伝えるのが「連絡」です。項目ごとにわかりやすくまとめることが重要です。