仕事ができる人の「メールの書き方」。「具体的に書く」より大切なことは？

「頑張っているのに、結果がついてこない」「必死に仕事をしても締め切りに間に合わない」同僚は次々と仕事を片付け、成果を出し、上司にも信頼されているのに、「なんでこんなに差がつくんだ……」と自信を失ったとき、どうすればいいのでしょうか？
ビジネススキルを発信するTikTokのフォロワーが20万人を超え『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の著者である「にっしー社長」こと西原亮氏に教えてもらった「超優秀な人が秘かにしている仕事のコツ」を本記事で紹介します。（構成／ダイヤモンド社・林拓馬）

仕事ができる人のメールの書き方「5つのステップ」

メールの文章を見るだけで、その人が仕事ができるかどうかが一発で分かってしまうことがあります。

そこで今回は、「メール本文の書き方」について、5つのステップに分けて解説いたします。

まず1つ目は、「始めの文章」です。

ここでは、会社名・役職名・お名前を記載します。

たとえば、「株式会社〇〇　未来創造事業部　〇〇チーム　〇〇リーダー　〇〇様」といった具合です。

しかし、これだけで4行程度使ってしまうため、2通目以降のメールでは「〇〇様」のみで問題ありません。

そのほうが効率的ですし、相手にもわかりやすい形になります。

次に2つ目は、「結論」です。

ここには、相手にしてほしいアクションを明確に記載してください。

たとえば、「提案資料をご確認いただき、ご返信ください」や「以下の日程候補からご都合の良い日程をお知らせください」といったように、メールの冒頭に必ずアクションを明記しましょう。

この部分が曖昧だったり順番が後回しになったりすると、「この人のメールはわかりにくいな」と思われてしまいますので、注意が必要です。

3つ目は、「具体的に書く」ことです。

ここでは、情報を点で整理することが非常に効果的です。

例えば、先ほどの例で言うと、「提案資料をご確認いただき、ご返信ください」と記載したうえで、

特にご確認いただきたいのは、下記の項目です。
・P3：ご提案内容
・P6：お見積りの金額
・P7：納品スケジュール

といった形で、項目ごとに改行して記載すると、どこに注目すればよいかが明確になります。

こうした「点を打って整理する」方法は、非常に分かりやすく有効です。

4つ目は、「補足を書く」ことです。

たとえば、「お見積り金額はご予算に合わせて調整可能です」といった補足情報を、最後に書き加える形が望ましいです。

よくありがちなのが、補足情報を前に持ってきてしまうことです。

これでは「何をすればいいのか」が分かりにくくなってしまいます。

ですから、結論を述べ、次に具体的な情報を提示し、その後に補足を加える、という順番を守ることが大切です。

なお、補足部分は「※」などの記号を活用すると視認性が高まり、「これは補足だな」と認識しやすくなりますので、ぜひ取り入れてみてください。

最後の5つ目は、「締めの文章」です。

これは非常にシンプルで構いません。「以上、よろしくお願い申し上げます。」

といった定型文の後に、「株式会社〇〇　西原」など、会社名と名前だけで十分です。

役職などを毎回つける必要はありません。

以上を踏まえると、相手に伝わるメールを作成するには、「本文の書き方」が非常に重要であり、特に「結論 → 具体的 → 補足」という順番を守ることがポイントです。

結論では、相手に取ってもらいたいアクションを明確に示し、その根拠や詳細を具体的に記述し、最後に補足情報を加える。

この一連の構造がしっかりと関係性を持ってつながるように意識することで、相手にとって非常に分かりやすいメールになります。

ぜひ、皆さんもこの方法を実践してみてください。

（本記事は『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の著者、西原亮氏が特別に書き下ろしたものです）