優秀なエリートには共通点がある。彼らは「真面目に、我慢して、一生懸命」ではなく、「ラクして速く」をモットーに、効率よく結果を出し続けている。まじめさと仕事のパフォーマンスは比例しない。24年間で5万人以上のクビ切りを手伝い、その一方で、6000人を超えるリーダー・幹部社員を選出してきた松本利明氏の新刊、『「ラクして速い」が一番すごい』から、内容の一部を特別公開する(構成:中村明博)

資料・データはどんどん捨てよう

 あなたのデスクはスッキリしていますか?
 PCのデスクトップはアイコンだらけになっていませんか?

松本利明(まつもと・としあき)
人事・戦略コンサルタント
外資系大手コンサルティング会社であるPwC、マーサージャパン、アクセンチュアなどを経て現職。5万人以上のリストラを行い、6000人を超える次世代リーダーや幹部の選抜・育成に関与する。その中で、「人の持ち味に合わせた育成施策を行えば、人の成長に2倍以上差がつく」ことを発見し、体系化する。そのノウハウを、クライアント企業にはマネジメントの仕組みとして、社員には具体的な仕事術へと落とし込み提供。24年間で、外資系・日系の世界的大企業から中堅企業まで、600社以上の人事改革と生産性向上を実現する。自らもその仕事術を実践することで、スタッフからプリンシパル(部長クラス)まで8年という驚異的なスピードで昇進する。現在は、企業向けのコンサルティングに加え、「すべてのムダをなくし、自分らしく、しなやかに活躍できる世界」にするため、「持ち味の見つけ方・活かし方」を、ビジネスパーソンのみならず学生にも広めている。「仕事術」「働き方」などのテーマで、メディアへの寄稿多数。また「日本企業の働き方・賃金改革の在り方」について、英国放送協会(BBC)から取材を受け、その内容は全世界に配信された。

 プロジェクト管理のコンサルタント、リズ・ダベンポートによると、人は年間150時間を探し物に費やすそうです。

 8時間勤務なら年間約18日、つまり約1ヵ月分の時間を探し物に充てている計算です。

 急ぎのタイミングに限って、あるべきところに必要な物が置いていなかったりするものです。「プライベートでは整理整頓できているが、職場ではどうも……」などということはありません。仕事もプライベートも一緒です。

 意識しないと身のまわりは物であふれます。物が多いとどうしても探し物をする時間が増えます。目の前にある9割の物は捨てるくらいでちょうどいいのです。

ところで、「整理」と「整頓」の違いはご存じですか?

「整理」とは、必要なものと不必要なものを振り分け、不必要なものを捨てること。
「整頓」とは、必要なものを機能的に配置することです。

 つまり、整頓の前に整理が必要です。物が多いとわかりやすく配置することは難しくなりますし、場所がわかっていても、とり出すのに時間がかかるので非効率。

 ビジネス資料は「いる」「いらない」「捨てる」「残す」を考えがちですが、危険です。残す必要があるものは、次の3種類だけ。

「これ」以外は捨ててOK!

(1)法律・契約関連、クライアントへ納品した資料や備品
(2)「言った言わない」にならないように言質を含んだ重要なメールや議事録
(3)納期、量、価格といった仕事の受発注に関する書類

 上記以外の資料はどんどん捨てましょう。

 デジタルデータも同様です。どんどん捨てていきましょう。「念のため、このデータは残しておこう」などと考えがちですが、するとファイルが「最終」「最終修正版」「本当に最終」などと際限なく増え、何が本当に最後のものかわからなくなり、ミスの原因になります。