作業フォルダはプロジェクトのフェーズごと「（Process（作業中）」「Final（納品）」の2つにしましょう。
「Final（納品）」は最終的にお客様に納めたもので、それ以外はすべて「Process（作業中」フォルダに入れておきます。
そして、納品して仕事が終わったら、「Process（作業中）」フォルダを「覗かない」でゴミ箱に移すのです。納品したら絶対に「Process（作業中）」フォルダは開けずに捨てましょう。
どうしても残したい資料があるなら、「Others（その他）」フォルダをつくり、そこに入れます。
ただし1年たったら「Others（その他）」フォルダは覗かずに捨ててください。1年たって使わなかった資料はもう使うことがありません。フォルダごと捨てます。
本当に必要な部分があれば、その他の資料で引用しているものです。
ファイルを残す基準は、「他人が見ても、業務を問題なく引き継げるレベルまでシンプルに整理されているかどうか」です。
週に1回は時間を決めて資料やデータを整理しましょう。週に1回はやらないと習慣にならないし、どんどんデータもたまってしまいます。
データは全部自分で持つ必要はありません。必要なときにとり出せればいいので、全員が使う物ならクラウドにあげて共有し、ほしい人に渡して必要なときにもらえば重複管理は防げます。
「捨てる基準」は強く意識しないと、徹底できません。未練が出ないように捨てる基準をあえて口に出すといいでしょう。引き下がれなくなりますし、まわりも歯止めをかけてくれるようになるのでオススメです。
かばんやロッカー、デスクまわりはその人の心理状況を映し出します。かばんやロッカーに物を入れすぎてはいけません。「半分空けておく」ぐらいがちょうどいいのです。多くても7割にとどめておきましょう。それ以上にしてしまうと、どんなに整頓されていても、とり出すまでに時間がかかります。新しい物が入る余裕も生まれません。一度勇気を出して捨ててみてください。
