会議が劇的に活性化する“超”簡単な「ツール」とは？

「役割カード」で会議が盛り上がる理由

　しかも、これが思いのほか盛り上がります。
　ある有名なメーカーをコンサルティングしたときのことです。
　ふだんは“コワモテ”で、他のメンバーの意見に否定的なコメントをすることが多いベテランが「反応係」の札を引きました。彼は、「えーー、俺、どう反応すればいいんだよ？」と最初は戸惑っていましたが、会議が始まると、若手男性が出した意見に対して、「な、なるほどね！」と反応を示してくれたのです。

　そのふだんとは違う姿に、思わずみんながびっくりした顔をしていましたが、同時に、パッと場の雰囲気が明るくなりました。その後も、彼は、「おお、いいこと言いますね！」「そうか～、そういう見方もありますね！」などと反応。その“合いの手”にメンバーも乗って、いつも以上に議論が盛り上がっていきました。以前までとは、「カエル会議」の場の空気がガラッと変わったのです。

　そして、自分が少しポジティブな反応をするだけで「場」が盛り上がることに気づいたそのベテランは、その後、ずいぶんとコミュニケーション・スタイルを変化させていきました。年配社員ほど、感情を素直に出したコミュニケーションをとるのが苦手なものですが、「役割カード」が、普段かぶっている仮面をはぎとる効果を発揮するのでしょう。

　それだけではありません。
　会議のたびに毎回「役割カード」を引けば、いずれ全員がすべての「役割」を体験することになります。これが、さらにメンバーの主体性を高めてくれます。

　というのは、さまざまな「役割」を経験することで、これまでマネジャーがどんなに苦労して会議を運営してきたかを実感することができるからです。すると、「カエル会議」だけでなく、普段の会議でも、メンバーたちが会議運営に貢献しようとする姿勢を示すようになっていくのです。

「役割カード」で思わぬ才能が見つかる

「役割カード」をきっかけに、“思わぬ才能”が見つかることもあります。
　ある商社のチームでは、何度か「役割カード」を使って「カエル会議」をやるうちに、会議がうまく進むのは、決まって女性が「進行係」のカードを引いた日であることがわかりました。

　この会社では少し前まで、ずっと女性は事務職で採用されていて、総合職は男性しかいませんでした。ですから、会議の進行役は男性が務めるのが当たり前という雰囲気だったのですが、実際には、会議で議論を進めるのもまとめるのも、男性より女性のほうが圧倒的に上手だったのです。

　ふだん会議を取り仕切っている男性マネジャーが、恥ずかしそうに「僕なんかより、よっぽど優秀だな……」とつぶやいたときのことは忘れられません。その瞬間、その女性の表情がイキイキと輝き、チームの雰囲気も明るくなったのです。男性マネジャーも嬉しそうに笑っていたのをよく覚えています。

　派遣社員の優秀さに気づかされたチームもたくさんあります。
　私たちがコンサルティングに入るときには、ふだんの会議には呼ばれない派遣社員やパート・アルバイトにも「カエル会議」に参加してもらうようにお願いしています。「働き方」を変えるには、業務に関わるすべての人たちの意見を反映させたほうがいいに決まっているからです。

　もちろん、初めのうちは、派遣社員たちは遠慮がちです。しかし、「役割カード」を引けば、派遣社員たちも「進行係」をやらなければなりませんから、だんだんと正社員との会議になじんできます。

　そして、「カエル会議」でいろいろなテーマについて議論をするなかで、派遣社員たちの優れた見識が明らかになっていきます。派遣社員たちは複数の会社での勤務経験があるため、アイデアの「引き出し」が多いのです。

　たとえば、ある課題で悩んでいる正社員に、「前の会社ではこんなふうに効率的にやっていましたよ」と的確な解決策を示すことができます。他社のことをあまり知らない正社員からすれば、まさに派遣社員たちは「アイデアの宝庫」。いかに貴重な存在か、自然と気づかされるのです。

　これが派遣社員たちのモチベーション・アップにもつながります。正社員に頼りにされ、リスペクトされるようになるのですから当然でしょう。その結果、正社員と派遣社員たちがより協力的に仕事を進めるようになり、チームの生産性も徐々に向上していくのです。

　このように、「役割カード」は実に大きなパワーを秘めたツールです。上手に活用して、チームをよりよい雰囲気にしてください。