2021年早々、一都三県に緊急事態宣言が発令。コロナ感染者が激増する中、リモートワークの長期化は避けられない情勢だ。ビジネスパーソンも「リモート強者」と「リモート弱者」に二極化しつつある今、あなたは「リモート強者」か? それとも「リモート弱者」か?
そんな時、心強い味方が現れた。ITビギナーから絶大な信頼を寄せられている平塚知真子氏だ。
平塚氏は、Googleが授与する資格(Google認定トレーナー/Google Cloud Partner Specialization Education)を2つ保有する国内唯一の女性トレーナー経営者。
初の単著『Google式10Xリモート仕事術──あなたはまだホントのGoogleを知らない』が発売たちまち3刷。日経新聞にも掲載された。
「10%改善するより10倍にするほうがカンタン」というGoogle急成長の秘密「10X(テンエックス)」で成果を10倍にする「10X(テンエックス)・10(テン)アプリ」をフルカラーで初公開。
“日本一のマーケッター”の神田昌典氏(マーケティングの世界的権威ECHO賞・国際審査員)が「全部無料! こんな使い方、あったのか」と大絶賛。曽山哲人氏(サイバーエージェント常務執行役員CHO)が「想像以上に知らない機能があった」、三浦崇典氏(天狼院書店店主)が「Google全70アプリのうち10アプリを使いこなして仕事を劇的に変える解説書。リアルよりも成果を上げる術を伝える“リモート強者”への指南書」というノウハウとはどんなものか。
では、“リモート弱者”が“リモート強者”になる、誰も教えてくれなかった方法を紹介しよう(「リモート効率劇的UP! Google式10X仕事術」動画はこちら)。

話す→書く→見せるで<br />リモート会議の生産性が<br />10倍になる理由Photo: Adobe Stock

質問
 WEB会議、どうしたら自分の伝えたいことが伝わりますか?

 WEB会議が苦手です。

 パソコンのモニター画面の範囲でしか、ほかの参加者の状況を把握することができないのがとても不自由に感じます。事前準備していなかった資料は渡せないし、会議全体の空気を読むのも難しいです。

回答
「話す」だけでなく、「書く」と「見せる」スキルを活用しましょう!

 WEB会議だからといって「映像と音声だけしか使っていけない」なんてルールはどこにもありません。大事なことは、会議参加者に「同じ風景を見せる」というスキルです。

 まずは、ウェブ会議システム Google Meet のチャット機能を活用することで、各自の発言を見える化していきましょう。

 Google Meet にアクセスしているとき、画面右上にある[吹き出し]アイコンをクリックすると、チャットが右側に開きます。

「ちょっとお声が遠いようです」
「賛成です!」
「今おっしゃったこと、もう少し詳しく説明いただけませんか?」
「1分だけ離席します」

 こんな感じで書き込めば、だれかが発言している間も、妨げることなく参加者全員に共有することができます。

 もしあなたが会議の司会者なら、参加者全員がどう思っているか知りたいときに、チャットに書き込んでもらうように促してみましょう。

「◯◯は是か非か? 理由も合わせて聞かせてください」

 おそらく瞬時に参加者からレスポンスが返ってくるはずです。

 いままで一度も声を上げていなかった参加者も、

 チャットには書き込んでくれるものです。

 なぜなら、発言よりもハードルが低いからです。

 会議を活性化するために、

 どんどんコミュニケーションのハードルは下げていきましょう!

 チャットを使う場面は、次の3つがおすすめです。

 1.意見やアイデアをどんどん出してもらいたいとき
 2.誰かの発言をタイムリーに共有、深化させたいとき
 3.双方向のやりとりをリズミカルに行いたいとき

 さて、会議が盛り上がってきました。

「そういえば、先日のアンケート結果どうなったんだっけ?」

 用意していなかった資料が、急に話題に上ることってありますね。

 リモート会議では、コピーを全員に配布することもできません。

 メールで全員に送るのも時間がかかります。

 そこで、「画面共有」の出番です。

 自分の見ている画面を、参加者にそのまま「見せる」ことができます。

 Google Meet の画面右下には、大きな「画面を共有」というボタンがあります。

 ITをうまく使うコツは、クリックで選択してから指示を出す、ということ。

「画面を共有」をクリックしたら、中央に表示される縮小画面を選択してから、共有します。

 これであなたの今見ている画面を、参加者に共有できます。

 タブを切り替えて、見せたい画面に移動してから、話し始めましょう。

 最後に、私も最近知ったWEB会議の慣習をひとつ。

 だれかが発言して、その内容に賛同や拍手を送りたい場合は、チャットに「88888…」と書き込むのだそうです。そうです、パチパチパチ…という拍手の意味ですね。

 ICTを活用した新しい技術が登場すると、円滑にコミュニケーションを図るための「新しいマナー」が必ず必要になってきます。 拙著『Google式10Xリモート仕事術――あなたはまだホントのGoogleを知らない』では、Google アプリの単なる機能紹介ではなく、場面に応じてどう活用すれば成果を最大限できるか。

よりスマートな働き方をするための方法をたくさんご紹介しています。ぜひご活用ください。