「添付ファイルの送り合い」が抱える問題点

　前出の手順からもわかるように、メールでの共同編集作業は、「添付ファイルを自分のパソコンに保存し、自分のパソコン上で作業する」というスタイルで行われるのが基本です。

　この方法が日常になっている人は気づいていないかもしれませんが、「業務効率」という視点に立つと、そこからはいくつもの問題点が見えてきます。

　例えば、「思考や判断が多くなる」こと。送られてきた添付ファイルをパソコン上のどのフォルダーに保存するか（フォルダー決め）、別名保存する際にどんな名前を付けるか（名前決め）、などの作業が発生します。

　本来の編集作業以外に、考えたり判断したりしなければならない要素が多くなるため、それだけ業務効率も低くなってしまいます。さらに、そうした要素が多いほど脳に負担がかかって「思考疲れ・判断疲れ」が起きやすくなり、業務の質の低下にもつながります。

　また、「ファイル名によるバージョン管理」も問題点の1つです。自分のパソコンに保存して編集作業をするとなると、その人が自分でファイルのバージョン管理をする必要があります。特に断続的に何度も編集作業を行い、その度に別名を付けて保存を繰り返していると、「どれが最新バージョンかわからなくなる」「最新のものを古いバージョンに上書きしてしまった」といった事態が発生しやすくなるのです。

　細かいことを言えば、「パソコン上でファイルが“密”になる」というデメリットもあります。前述したように、何度も編集を繰り返し、その度に最新版のファイルが増えていくと、デスクトップやフォルダーがファイルであふれかえってしまいます。

　結果、必要なファイルを探すのに時間もかかり、目も脳も疲れてWill power（判断力や集中力）が低下します。また、誤って作業中のファイルを消去してしまうというミスが発生するリスクも高くなります。