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きちんと指示をしたつもりなのに思うように動いてくれない部下に、頭を悩ませている上司は多いのではないでしょうか。人材育成コンサルタントの相田吉雄氏は、『ミスやトラブルが激減する リーダーの報・連・相』（明日香出版社）の中で、「『伝えたかどうか』ではなく『伝わったかどうか』が大事。部下を批判する前に、まず上司として部下が動きやすいような指示・命令を出すことができていたかどうかをしっかりと確認する必要がある」と説きます。では一体どう指示を出せばよいのか、部下を動かすための伝え方のコツを、同書の一部を抜粋・編集して解説します。
「すべきこと」を伝えるときのコツ
当然、上司は部下に「やってもらいたいこと」「してもらわなければならないこと」があるので、それを指示しますよね。しかし、自分が新人のころなどに「上司から指示されたこの仕事って、いったい何の役に立つのだろう」と思ったことがあったのではないでしょうか。
そこで大切なことは、やるべき仕事の目的を伝えるということです。
ひと昔前であれば、仕事で上司から何かを指示された場合の返事は「はい!」しかありませんでした（実際、私もそう思っていました）。
ところが最近は、仕事の指示を出すと「その仕事にどのような意味があるのでしょうか？」「その仕事の目的は何でしょうか？」などと質問をされることが多くなってきました。
そのような質問をされると思わず「イラッ」として「つべこべ言わずに黙ってやれ!」と言いたくなった、というリーダーの話もよく聞きます。
これは「部下は黙って上司の命令に従うもの」という考え方ですね。
実をいうと私もその世代なので、そのお気持ちは大変よくわかります。しかし、残念ながらこの考え方は今の時代では通用しないのです。
仕事の指示を出すときに「目的」を伝えることは、最も大事なことです。なぜなら、目的を理解しないままで仕事をさせるということは、完成図のない「ジグソーパズル」を作らせるようなものだからです。
想像すればわかりますが、パズルのピース（作業）が全体の絵（仕事の目的やゴール）のどこの部分なのかがわからないまま作業をするのは楽しいどころか苦役になります。
私のセミナーでは、このジグソーパズルを使ったグループワークをよく行います。
グループを二つに分け、一つのグループには完成図を見てもらいながら、もう一つのグループには完成図を見せない状態でジグソーパズルを作っていただきます。
参加者の皆さんに悪戦苦闘しながらもワークに真剣に取組んでもらうのですが、当然、完成図を見ながら行ったグループの方が、
・決められた時間内に完成する
・でき上がりも完璧
という結果になります。
一方、完成図を見ないでワークを行ったグループは、
・決められた時間内に完成しない
・でき上がりも中途半端
という結果になります。
ワークの後に「もし仮に、これが仕事だったとしたらどうなりますか？」とお聞きすると、完成図がないと
「作業時間が膨大にかかる」
「指示された仕事の目的がわからないので、モチベーションが上がらない」
「求められている成果がわからないので、創意工夫がまったくできない」
「ムダな作業をしてしまう」
「仕事の成果がわからないので、上司の期待に応えるのが難しい」
などの感想を得られました。
逆に言えば、「目的」が明確な状態で仕事をすれば、
「作業が短時間で済む」
「指示された目的がわかっているので、モチベーションが上がる」
「求められている成果が明確なので、創意工夫ができる」
「ムダな仕事をしなくて済む」
「仕事の成果が明確なので、上司の期待に応えることができる」
ということになりますね。
仕事は常に「目的」があります。その仕事の「目的」をしっかり見せてあげるのが上司の仕事なのです。上司自身も目的が不明確なまま部下に指示するのは、無責任な行為とすら言えるのです。
仕事の目的を伝える際のポイント
ポイント（1）：「自分の言葉」で伝える
まずはリーダー自身が、仕事の目的を理解・納得する必要があります。
そして、伝える際には「常識」や「世間」、「普通」などの常套句ではなく、自分の言葉を使うことで、メンバーからの共感を得やすくなります。
例えば、「部長から○○しろと言われているので、Aさんには○○をやってもらいたいんだ。まー、会社の方針なので、仕方ないよね」という伝え方ではメンバーは当然「仕方ない」という諦めの気持ち、つまり「やらされ意識」でその仕事を行うことになりますよね。
逆に次のような伝え方なら、メンバーも「確かに必要だ」と自分ごととして真摯に受け止めやすくなります。
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○○という背景を考えると、○○が重要な要素になると思うんだ。だから、Aさんには○○をやってもらいたいんだ
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そのためには、リーダーが上位方針や上司からのメッセージを自分なりに「咀嚼」し、自分の言葉でメンバーに伝えられるようにしましょう。
ポイント（2）：「あいまい言葉」を使わない
「あいまい言葉」とは「二つ以上の異なった意味にとれる言葉」で、受け取り方によって解釈が変わってしまいます。
参考までに、日頃使いがちな「あいまい言葉」の例をあげておきます。
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・できるだけ ・可能な限り ・迅速に ・早急に ・明確化する ・徹底する
・浸透させる ・向上させる ・強化する ・定着させる ・共有化する
・検討する ・管理する ・支援する ・調整する ・努力する ・機能させる
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皆さんは「コンテクスト（Context）」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。
この意味は文脈、脈絡、状況と訳されて、コミュニケーションの基盤となる文化の共有度合いといった意味で使われます。
その中でも「ハイコンテクスト文化」とは、言葉で説明しなくても察し合うことでわかり合える文化を指します。
実は、日本は世界有数の「ハイコンテクスト文化」と言われています。実際に日本では「空気を読む」「あ・うんの呼吸」「忖度する」などが美徳とされていました。この日本人特有の「察する文化」は日本人の大きな強みです。
それに対して欧米や中国、ロシアなどは「ローコンテクスト文化」であるとされ、あいまいさを嫌い、明確な説明が必要になります。
グローバル化が進み、日本企業の海外進出が増え、外国人労働者の雇入れが増えていけば、当然今までのような「暗黙の了解」だけでは通用しなくなります。
実際、この文化の違いから日本人は「本音と言うことが違う」「何を考えているかわからない」と言われることもよくありました。
これは、外国人ということだけでなく、世代の違いにも当てはまります。時代背景が変われば価値観や考え方は大きく変わっていくのです。
よく管理職研修などで「最近の新入社員の気持ちはわからない」という言葉を聞きますが、これは最近の若者が特別なのではなく、常に価値観や考え方は変化しているということなのです。
ポイント（3）：共通言語である「数字」を活用する
コミュニケーションを円滑にするには「共通言語」を多く持つことが必要ですが、世界で通用する共通言語が「数字」です。
皆さんは「高い建物」と聞いて、何階建ての建物を思い浮かべますか？
都心に住んで、常に高層ビルに囲まれている環境にいるのであれば、30階以上の建物を想像するかもしれません。しかし、のどかな田園風景が広がるところで生まれ育っている人は5、6階建ての建物でも高いと感じるかもしれません。
