【あの件、どうなってる？】部下を萎縮させずに進捗管理するには？

こちらから「どうなってる？」と聞かないと、部下が進捗報告をしてこない。任せた仕事がどこまで進んでいるのかわからず不安……。そんな管理職ならではのストレスを感じている人にぜひ読んでもらいたいのが、『時間最短化、成果最大化の法則──1日1話インストールする“できる人”の思考アルゴリズム』だ。優秀なビジネスパーソンに共通する思考アルゴリズムが見事に解説されている。
著者は、北の達人コーポレーション（東証プライム上場）社長・木下勝寿氏。ベストセラーとなっている本書は、多くの経営者やビジネスパーソンから評判の一冊だ。
そこで、本書からより深い学びを得ようと、職場の「あるある」なお悩みを、木下氏に相談させてもらうことにした。「仕事が遅くて困っている」から「部下が動いてくれない」という悩みまで、その場しのぎの対策だけでなく、根本的な問題解決策を教えてもらおう。
連載6回目は、「チームで成果を出すための進捗管理法」だ。（構成・川代紗生）

「進捗管理フォーマット」がないまま
仕事を丸投げしていないか？

──進捗を確認したいとき、多くの人は「あの件、どうなった？」「今、どうなってる？」と尋ねますが、そう言われて「責められているのでは……」と萎縮してしまう人もいますね。

　仕事ができるリーダーは、どんな言葉、あるいはどんな方法で進捗管理しているのでしょうか？

木下勝寿（以下、木下）：「あの件どうなった？」「今どうなってる？」と聞いて部下が萎縮するということは、進捗管理のフォーマットが何もできていない状態で任せてしまっているのでしょう。

　仕事のゴールも、いつまでに何をどうするかも、決まっていないまま仕事を投げているのは上司側の大問題です。

　上司とのつき合いが長いベテラン社員なら、上司の意図を汲み取り、自分でゴール設定からスケジュール管理までできるかもしれませんが、キャリアの浅い社員もできるとは限りません。

　「どうなってる？」という進捗管理だけで成立するのは、優秀な幹部社員に、プロジェクトごと全部任せてみるといった高度な仕事だけでしょう。

　そういったレベルに達していない社員に、仕事を丸投げしてはダメです。

　仕事を預ける段階で一緒にスケジュールを立て、

「これをここまでにやろう」
「このタイミングで報告してください」

　と報告時間や内容まで最初から設けておく。

　それくらい整えたうえで任せないと、部下が「何をやったらいいかわからない」状態になり、萎縮してしまうでしょう。

オンラインでの進捗管理のコツは？

──木下さんは、進捗管理は対面で聞くことが多いですか？

　最近はリモートワークも増えてきているので、Slackなどのビジネスチャットツールだけで完結することもあると思うのですが。

木下：当社は、仕事のほとんどがオンラインで行われています。

　データや資料を画面共有しながら打合せをすることが多いので、オンラインのほうがやりやすい。そうすれば、「あの資料を見せたい」と思いついたとき、すぐに画面共有できます。だから隣の席の人と打合せするときもオンライン。対面での打合せは、1週間に1回もないくらいですね。

──では、部下の進捗管理もオンライン会議でされるんですか？ それとも、メールやチャットのみで？

木下：オンライン会議で、定例ミーティングを行っています。

　一人ひとりの顔がすべて等分で見られるのも、オンライン会議のメリット。

　広い会議室に50人いたら、遠くに座っている人の顔はしっかり見られない。

　でもオンライン会議なら、「メモしているな」「うなずいているな」「理解できてなさそうだな」など一人ひとりの様子が確認できますから、使い勝手がいいんです。

「理論上成功する設計図」を使った
進捗確認のやり方

──進捗を確認するために、会議はどのような流れで進むのでしょうか？

木下：ミーティングの予定は、すべて定例で決めています。

　進捗報告用のフォーマットも決まっており、毎回それに沿って報告してもらう形です。

　『時間最短化、成果最大化の法則』でも紹介しましたが、「理論上成功する設計図の法則」に基づいたフォーマットを使っています。

木下：目標を達成するには具体的な計画が必要です。

　成果を上げるには、「理論上成功する設計図」を書き、それと現実のギャップを埋めていかなければなりません（上記図表参照）。

　定例ミーティングでは、このような設計図を画面共有で確認しながら、どの作戦が何％成功しているのか、残りの期間でどんな施策を行うのかなどを話し合うようにしています。

──なるほど。フォーマットが決まっていれば、「会議までに絶対に報告しなきゃいけない」となるから、自動的に進捗も進む仕組みになっているんですね！

木下：一度このような進捗報告の仕組みをつくってしまえば、あとは定例ミーティングに出席するだけなので、毎回「あれどうなってる？」と確認する必要もなくなります。

　本書で設計図のつくり方もより詳しく解説していますので、参考にしていただけたら嬉しいです。