【送別会準備】仕事ができる人が幹事になったら「初日」に即終わらせることは？

仕事ができるかどうかは、会食・食事会の「仕切り力」でわかる――。
面倒な雑務の代名詞「幹事」「食事会設定」は、社会人として逃れられない悩みの一つだ。「たかが会食」と捉えて適当にこなすと、クライアント・上司からの評価が大きく下がりかねない。
しかしこの一見、何の役にも立たなさそうな“貧乏くじ”に、実は「千載一遇のチャンス」が隠されていることを、見逃してはいないだろうか？
新刊『ビジネス会食　完全攻略マニュアル』では、“広告代理店卒・アルコールに弱い（1,2杯が限界）・非体育会系の著者”が、最大28会食/月を乗り越えて身につけた「実務に即したメソッド」を紹介している。
会食・社内飲み会・送別会・歓迎会など、古今東西すべての食事会で今日から使える本書。
今回は特別に、その中から幹事がうっかり見落としがちな「失敗しないための初日の動き」について紹介しよう――。

会食・食事会は「長期戦」の覚悟を持って

会食は、長期戦だ。多くのビジネス会食のリードタイムは短くても数週間から1か月、長ければ2か月以上に及ぶこともある。
だからこそできるだけタスクを寝かせず、初日のうちに大方を終えてしまうことが重要だ。

以降の会食準備や会食中のパフォーマンスを向上させ、ビジネス会食の成功率を飛躍的に高めるのが“初日”である。逆に、初速を落としてしまった場合は、以降でトラブルに見舞われる可能性が高くなってしまう。

「日程調整は絶対に寝かせてはならない」

よくありがちな失敗例は「日程調整を寝かせてしまう」だ。

日程調整は面倒であるが、絶対に寝かせてはならない。なぜなら、日程が決まらないと以降のアクションの難易度が飛躍的に上がるからだ。

「会食の日程を決めない」＝「相手のスケジュールを妨害している」に等しい。自分の何倍も時給の高い上司や大切なクライアント重役の時間泥棒にならないためにも、一息で日程調整に移ろう。

まず、会食の日程は最低でも2週間以上先にしておこう。もし可能であれば1か月の猶予は欲しいところだ。

“カレンダーブロック”を早急に実行せよ

スケジュール調整の際は、自社の人間には必ずOutlookカレンダーやGoogle カレンダー（以降、スケジューラー）で予定をブロックしておこう。
スケジューラーで日程調整をする場合は、未確定の会食候補日には「予定ブロック」、確定した場合は「確定」と文頭に付けておくと一目でわかりやすい。

特に、会食設定初心者の場合、未確定の予定をブロックし忘れる場合が多いのだが、「仮の予定」の段階でも、カレンダーに何かしらブロックを入れておこう。もし、正式に予定を確定したのに、参加者が別の予定を入れてしまったら悲惨だ。

そしてそれはかなりの確率で、起きる。それを防ぐためにも、予定調整中を含めて必ずカレンダーブロックを行おう。

カレンダーは「移動時間も含めて」ブロックせよ

また、カレンダーブロックの際は別途、移動時間もブロックしておこう。スケジューラー上で移動時間を明示していないと待ち合わせ時間を間違える人が多いので、移動時間は別途30分程度ブロックしておくのが望ましい。

参加者が会食予定をカレンダーに入れ忘れ、ダブルブッキングをしてしまった場合でも、それは自分の責任だ。

前提として、上司や他の参加者は忙しい。メールを見逃すこともあり得るだろう。「参加者が全員そろって会食できるまで」を自身のスコープ（範囲）と捉えるべきだ。それこそが、ビジネスパーソンとして持つべき当事者意識である。

自社の人間とのやりとりはスケジューラーでのブロックでまず問題ないが、長らく承諾されない場合は電話や対面・メールで確認しておきたい。トラディショナルな企業ではメールでのやりとりがスタンダードな場合もあるため、念のため予定調整前に上司に「予定調整はどのツールで行うのが望ましいか」を確認しておくのが無難だ。

（本記事は、『ビジネス会食　完全攻略マニュアル』の一部を抜粋・編集・加筆したものです）