進捗確認は「色」で行う
では、進捗確認はどうすればいいのでしょうか？
最悪なのは、いちいち口頭で確認することです。それはあまりにも非効率。無意味に時間を費やすだけです。
そこで、私はここでもフォーマットを活用しました。【下図】のようなフォーマットを用意して、定例会議の前に必ず担当者に更新してもらって、会議の場で目視で共有するだけですから、時間を大幅に削減できるからです。
ご覧のとおり、このシートでも「色」が重要な役割を果たしています。それぞれのメンバーに、定例会議ごとに「現状」「進捗状況」「課題」「対策」などを更新してもらうのですが、「進捗状況」を「色」で表現することで、状況を一目で理解できるようにしているのです。
「色」の意味は次のとおりです。
●「緑」＝順調（期日内に完了見込み）
●「黄」＝注意（期日内での完了が微妙）
●「赤」＝危険（期日内の完了は困難）
そして、定例会議では、順調に進捗している「緑」には特に触れることなく、「黄」と「赤」のプロジェクトにだけ着目します。そこで重要になるのが、「課題＝進捗遅延のボトルネックは何か？」と「対策＝そのボトルネックを解消する具体的なアクション」です。なぜなら、会議の目的は、進捗に困難を抱えている案件の問題を解決することだからです。
ですから、必要であれば、担当者に詳細の説明を求めます。そして、「その対策が妥当なのか？」「その対策を実施するためには、追加リソースが必要か？」などを確認。他のメンバーの意見も参考にしながら、必要な意思決定をするのです。
