時間内で結果が出せる人は1日24時間をムダにしない。常にデッドラインを意識して仕事をしているし、やれやれという一段落する時間をつくらない。細切れ時間に集中できるし、まわりがうるさくても集中できる自分なりのルーティンを持っている。前回に続き、時間をマネジメントするコツを紹介する。 

デッドラインから逆算する

　時間を有効活用するために大切なのは、デッドラインを自ら定め、そこから今何をやり、次に何をやるかを逆算することだ。

　これは、「時間の観念を持つ」ということでもある。

　何かをやろうと思ったとき、自分で自分にプレッシャーをかけるため、デッドラインを設定する。

　たとえば、1週間後に迫った顧客への提案書の作成を考えてみよう。

　まず、全体の構成を考える。自社製品の特徴、他社製品との比較、価格設定という具合である。

　こうして構成が決まったら、次に何をいつまでに作るかを決める。

　まず、最後の価格設定にどれくらいの時間がかかるかを考える。大幅な値引きをしないと取れそうにないから、課長の承認を得るのに2日かかるぞという具合である。

　こうなると、その前の他社製品との比較は、あさってまで、自社製品の特徴は明日までに仕上げないといけないことがわかってくる。

　ここまでわかったら、その後は、このスケジュールに従って、仕事を進めていく。こうやって、自分で自分にプレッシャーをかければ、「なんとかその通りやってやろう、やってみせよう」という気力がわいてくる。 

時間内に終わらせる意識をもつ

　ところが、多くの人は、時間の使い方を間違えている。

　どういうことかというと、時間の経過は、何かやったことの結果だと考えているのだ。つまり、時間が貴重な資源であるという感覚が乏しいのだ。

　こういう人は、何かをやることの方に意義を認める。いつまでに終わらせるということには、意義を認めていない。

　何かをやることのほうが重要だから、自分の思ったように何かを1つ1つ進めていく。それに何分使ったか、何時間使ったかは、ほとんど気にしていない。

　これに対し、私は顧客先に行き、地下鉄に乗ってオフィスに帰るときには、こう考える。

「今日は、6時半には帰ろう」「今日はあと3つの仕事をしなければならないから、まず帰ったら、４時までにこれをやって、5時ごろに2つ目の仕事である電話を取引先に入れて、6時ごろまでには、3つ目の仕事であるメールへの返事を終わらせよう」と。

　こうやって、デッドラインから逆算していくと、あと30分で何をやらなければならないか、1時間後にはどこまでやっていなければならないか、おおよその見当がつく。

　見当がつけば、目標が具体的になり、それに向かっていくのが容易になる。

　これはマラソンを走るようなもので、今何キロ地点を走っているのか全くわからなければ目標タイムを切れるかどうかがわからなくなってしまう。

　しかし、今は15キロ、次は25キロとどこを走っているのかが分かってくれば、目標タイムを切るよう、さらにスピードアップしていけるのと似ている。

　というわけで、仕事を引きうけるときは、まずデッドラインを定め、次に、中間目標を定めていけば、目標タイムを目指して走っていくことができるようになる。