「ダメな管理職かどうか」を試す、たった1つの質問

人の上に立つと、やるべき仕事や責任が格段に増える。メンバーの模範として働きつつ、部下の育成や業務管理など、プレーヤー時代とは異なるタスクが多く発生し、はじめは「何から手をつければいいのだろう…」と戸惑ってしまうだろう。
そんな悩めるリーダーたちにおすすめの書籍が、株式会社識学の代表取締役社長・安藤広大氏の著書『とにかく仕組み化』だ。これまでのシリーズ『リーダーの仮面』『数値化の鬼』でも「自分のやるべきことが見つかった」「日々の仕事に役立ちすぎる」「何度読んでも言葉が深く刺さる」など、多くの賛同の声を集めた。そんな大人気シリーズ最新刊の本書では、「人の上に立つためには『仕組み化』の発想が欠かせない」というメッセージをわかりやすく説く。
本稿では、本書より一部を抜粋・編集し、「あなたがダメな管理職かどうか」を試す“たった1つの質問”をご紹介する。（構成／種岡 健）

「ダメなチーム」の特徴

　働く大前提に、「期限を守る文化があるかどうか」ということが問題としてあげられます。

　期限を守ることが最低限できたうえで、初めて仕組みは機能します。

　たとえば、ある仕事において、締切を設定したとしましょう。
　その見積りが甘く、締切に遅れそうなことが前もってわかるのであれば、それは速やかに、

「作業量が多く発生しているので、締切を変更させてください」

　と、部下から報告がされないといけません。
　そういったコミュニケーションが、仕組み化の前提にあることを押さえておきましょう。

「責任」があれば、
「忘れていた」はなくなる

　では、あなたの組織に、その習慣が浸透しているでしょうか。
　それを確かめるためには、

「すみません、忘れていました」

　という言い訳が許されるかどうかでわかります。
　自分が言ったり、部下が言ったり、上司が言ったり……。シチュエーションはさまざまあると思います。
「忘れていました」が言える環境になっているのであれば、仕組みは機能しません。
　締切が存在しない仕事はありえません。

　締切のない仕事は、ただの趣味です。

「あの件って、どうなった？」
「すみません、忘れていました」

　そういう会話が当たり前のように成立するのはマズい状態です。

　どんな仕事であっても、構造は同じです。

　チームや個人の目標があり、それぞれがタスクを分担し、締切を設定し、ホウレンソウ（報告・連絡・相談）をしながら、全員で前に進めていく。

　それしかありません。

「すみません、言える雰囲気じゃなかったからです……」

　というコミュニケーションがあるときは改善の余地ありです。
　このケースは「心理的安全性」の文脈で語られがちですが、それ以前の話です。

「気合いで覚えておきます」
「次からは忘れません」

　というだけの対応は、解決になりません。

　上司から部下に仕事を指示する場合は、同時に必ず、

「○月○日の17時までに仕上げてください」

　と、期限を決めるようにします。
　また、その日の17時になって、「間に合いませんでした」という報告にならないために、

「間に合わないことがわかったら、その時点で必ず期限が来る前に知らせてください。そのときに、『いつだったら間に合いそうか』の見積りも立てて報告するように」

　と、部下に伝えるようにします。
　そうやって、締切が絶対であることを徹底します。
　それにより、組織が仕組み化していく下準備が整います。

あなたが「ダメな管理職かどうか」を試す質問

　では、最後に「質問」です。

　質問：あなたは「締切」を設定しているか？​

　いかがでしょう。

「あの件って、どうなった？」という確認があるような状態はマズいです。

「次からは忘れません」と反省することは、何の解決にもなりません。

「○日までに終わらせる」
「○時までに報告をする」

　というように、締切を設定しましょう。
　それが決められていない仕事は、仕事ではありません。

（本稿は、『とにかく仕組み化』より一部を抜粋・編集したものです）