「長すぎるメール」をバッサリ短くする、たった1つのコツ

職場で困っている人を見かけても、「おせっかいだったらどうしよう…」と躊躇したり、「たぶん大丈夫だろう…！」と自分に言い訳したり……。気づかいをするときには、つい「心の壁」が現れてしまい、なかなか一歩が踏み出せないことが、あなたにもあるのではないでしょうか？
そんな悩みをズバッと解決する書籍『気づかいの壁』の著者・川原礼子さんは、「気がつくだけの人」で終わらず、「気がきく人」に変われる、とっておきのコツをご紹介するプロです。この連載では、「顧客ロイヤルティ（お客さまとの信頼関係づくり）」をベースに、ビジネスセミナーへの登壇やコミュニケーションスキルの研修講師を通して、全国200社・2万人以上のビジネスパーソンに向けて教えてきたノウハウを、さらにわかりやすくお伝えします。本稿では、本書には入りきらなかった「メールを短くするコツ」について紹介しましょう。

長いメールには何が多いのか？

　あなたは、ついメールが長くなりがちではありませんか？

　私は「メールライティング」も指導していますが、このところ指導先の企業で、社員の方々のメールスキルを確認していると、読みにくさを感じることが増えています。

　その特徴は、「敬語が多すぎる」のです。

　実際に例を見ていきましょう。

「弊社で確認させていただきました後に、ご連絡をさせていただきます。」
「一階で受付をお済ませになりましたら、30階までお上がりください。」
「新商品をご希望でいらっしゃるとのことでございますので、今春のカタログをお送りいたします。」

　いかがでしょうか。

　これでは、多くの敬語の中に、本来伝えたいことが埋もれている感じがします。
　しかもいま、コミュニケーションツールに「チャット」が加わっています。長々としたメールは以前に増して好かれません。

「たった1つのコツ」とは？

　ただ、「どうやって敬語を控えたらよいかわからない」という方もいらっしゃるでしょう。

　メールを短くコツは、「読点（、）の前は普通語」を使い、「句点（。）の前で敬語」を使うということです。

「敬語は語尾だけで使う」と覚えておくと簡単かもしれません。

　先ほどの例を書き換えてみましょう。

「弊社で確認した後、ご連絡をさせていただきます。」
「一階で受付を済ませ、30階までお上がりください。」
「新商品をご希望とのことですので、今春のカタログをお送りいたします。」

　このように、一文が短くなるので、読みやすさがアップします。
　しかも丁寧さもじゅうぶん伝わってきます。

　丁寧さを重んじると、つい敬語が多くなるのかもしれません。
　わかりやすいメールを送るほうが、よほど丁寧だという考え方を持っておきましょう。

（本稿は、『気づかいの壁』の著者・川原礼子氏が特別に書き下ろしたものです。）