仕事ができない人は「とにかくメモを埋める」。仕事ができる人はどうする？

「頑張っているのに、結果がついてこない」「必死に仕事をしても締め切りに間に合わない」同僚は次々と仕事を片付け、成果を出し、上司にも信頼されているのに、「なんでこんなに差がつくんだ……」と自信を失ったとき、どうすればいいのでしょうか？
ビジネススキルを発信するTikTokのフォロワーが19万人を超え『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の著者である「にっしー社長」こと西原亮氏に教えてもらった「超優秀な人が秘かにしている仕事のコツ」を本記事で紹介します。

余白があっても「1日1見開き」を守る

ノートを使ううえで大切なことは「1日に必ず1見開きを使う」ことです。

ポイントは、TODOや会議のメモがなく「真っ白なページ」や「余白ばかりのページ」になったとしても「次の日は、次の見開きに進む」ことです。

最初のうちは、空白や埋まっていないスペースがあるのに次のページに進むことに、違和感があるかもしれません。

私も「ノートは前から順に埋めていくもの」と考え、律儀にメモを取っていました。

その結果、1ページの中に「今日のTODO」だけでなく「昨日のTODO」や「先週の議事録」、さらに「日付がない情報」までも混在してしまいます。

そして結局、あとから見返したとしても「何がなんだかわからない」カオスな情報の塊になってしまったのです。

ノートを無駄に使うことで「もったいない」と感じる気持ちはよくわかります。

しかし、「ノートをきれいに書くことが目的ではない。メモをした内容をどう仕事に活かすかが大切だ。目的を考えてノートを使え」と私は上司に言われ続けました。

「見開き1ページを1日」と決めることで、余計な情報を混在させずに、「本日のTODO」「TODOの障害」、そして「1日の振り返り」までを完結させることができます。

また、見開きの下側には「会議のメモ」や、「取引先との会話メモ」などを記入することで、「その日に起きたこと」がすべて可視化できるのです。

その結果、「翌日以降の依頼事項」もすぐ把握できるのです。

たとえば、上司から「先週の定例会議後に伝えていたリサーチデータの件だけどさ……」と言われたときにも、その日の見開きをパッと見つけ、上司とのやり取りをすぐに調べることができます。

ここまで紙のノートのメリットをお伝えしてきましたが、「紙のノートではなく、メモアプリなどを使えばいいのでは？」と思われたかもしれません。

もちろん、デジタルツールは大変便利なので、私自身も最大限に活用しています。

ただ、紙のノートの優れた点は「TODOも、振り返りも、会話メモも一つの見開きに集約し、一発で把握できる」ことです。

それでは、ノートの使い方を具体的に解説していきます。

ノートはA4サイズを「横向き」に使用してください。

まずは見開きの「上ページ」です。「本日のTODO」を洗い出し「行動に移せるようにする」ために使います。

ノートを横向きに開いたあと、最初にやることは極めてシンプルです。

それは「2本の線を引いて、上ページを3分割すること」です。

ゾーン1、ゾーン2、ゾーン3の順に面積が狭くなるようページを分割してください。縦横ともに「6：4」くらいの比率になるよう、線を引きましょう。

ゾーン1：「本日のTODO」を書く
ゾーン2：「TODOをするうえでの障害」を書く
ゾーン3：「本日の振り返り」を書く

ノートを横に使うので、「横罫線」のノートではなく「方眼ノート」を使ってください。

フリーハンドで線を引きやすくなるため、おすすめです。

几帳面な方は「定規を使ってきれいに線を引きたくなる」かもしれませんが、あくまで「どこに何を書くか」を分けることが目的なので、正確な線にこだわらなくても大丈夫です。

（本記事は『コンサル時代に教わった　仕事ができる人の当たり前』の一部を抜粋・編集したものです）