ホワイトボードで会議の生産性は数倍になる

 さらに、会議ではホワイトボードを活用すると、断然スピードアップが図れる。意見を出し合って意思決定をする会議を私がリードする場合、必ずホワイトボードを活用する。

 よく見聞きする会議での問題点には、

 ◎テーマによっては話がぶれやすい。それぞれが言いたいことを言って終わる
 ◎時間はかかるものの実際は何も決まらず、誰がいつまでに何を実行すべきかはっきりしない。決めたと思っても漏れがある
 ◎論点のすれ違いを明確にできず、平行線のまま議論が続く

 などがある。一人ひとりの目的意識がばらばらで、訓練もされていないことがほとんどなので、意思決定・アクション推進型の議論ができないためだ。

 最近はホワイトボードが置かれていることが多いのでそれを使おうとする人もいるが、きちんと使おうとすると、

 ◎ホワイトボードに書こうとしても、発言者の内容が理解できない（実際何を言いたいかわからないことが多い）
 ◎ホワイトボードの前に立つと、何をどう進めたらよいかわからなくなってくる
 ◎議論が拡散するのでまとめようとしても、皆がついてきてくれない。皆、言いたいことを言う

 ということになって、結構むずかしい。数人の打合せで適当にホワイトボードに書いたり消したりは比較的よくあると思う。書く字も人それぞれで、なかなか他人には読みづらい。整理して書こうという気がないため、ホワイトボードの前に立ってはいるものの、発言しながら二、三のキーワードを書いたり、殴り書きでポンチ絵を描いたりする程度だ。あとから見ても議論の過程はわからない。また最終的に残った内容を議論に参加した人が見ても、何を議論して何を決定したかなどをたどりづらい。

 会議を効率化するうえで、ホワイトボードはもっとパワフルなツールになる。うまく活用すれば活発な発言が続き、課題が整理され、スムーズに合意形成が図れる。しかも、会議終了時には、議事録が自動的にできあがり、誰が何を言った言わないなどの曖昧さを残さない。そのためには次の点が鍵になる。