40代こそ人生最大の分かれ道だった！定年退職者が最も後悔しているのは40代。その後悔が最も集中しているのは「時間の使い方」。1万人のインタビューを通してわかった、仕事に家庭に多忙を極める40代のための時間の使い方「7つのルール」とは？「空白の10年」を後悔せずに生きるための先人たちの智恵を公開。シリーズ最新作『40代を後悔しない50のリスト【時間編】』から、一部を抜粋して紹介する。

後悔しない40代の時間術「7つのルール」

 第1回でご紹介したように、私はリクルートでの新規開拓営業の時代からこれまで、大企業・中小企業の経営者、管理職、定年退職者など1万人を超える人たちの成功談や失敗談を聞いてきました。

 彼らが半生を振り返って最も後悔している年齢が40代であること、そしてその後悔が最も集中しているのが「時間の使い方」だということもご紹介しました。

 1万人インタビューから成功者の法則をまとめると、40代で上手に時間を使えた人には、大きく分けて「7つのルール」があります。うまくいっている先輩たちの実践法は実にバラバラですが、考え方のポイントをまとめると、この7つを上手に工夫していることがわかります。では、一つずつ解説介していきましょう。

【ルール1】
現実に即した作業時間や、
自分の持ち時間を正確に見積もる

 時間における問題の多くは、作業にかかる時間を少なく見積もっていたり、自分の持ち時間が限られていることを理解していないのが原因です。人は不思議なくらい、一つの仕事にかかる時間を少なく考える習性があるようです。一説には、実際の作業時間は見積もりの1.5倍かかるとも言われています。

 また、毎日の生活の中で自由になる時間はかなり限られていることを知る必要もあります。睡眠時間や食事の時間、会議の時間、突発的に起きる出来事も勘案すれば、24時間を自由に使えると考えることが、いかに妄想に過ぎないかがわかります。

 現実的にかかる時間を正確に把握し、やるべきことを上手に振り分けていかない限り、スケジュールの破綻は免れないのです。多くの人は少ない時間に多くのタスクを割り振り、最初から実現不可能なスケジュールに翻弄されているともいえるのです。

 ドラッカーが時間を記録せよと主張したように、行動を記録して、自分が想定していた時間と実際にかかった時間の間にどれくらいのずれが生じているのか、そのボトルネックが何かを考えていくことが大切です。

【ルール2】
見えない時間を「色分け」して見える化し、
きちんと計画を立てる

 時間は目に見えないので、捉え方が非常に難しいものです。時間をどうつかまえるかが、時間の使い方がうまい人と下手な人との差になります。

 では、上手な人はどうしているかというと、時間を「色分け」して管理しています。全体で見ると捉えどころのない時間を、細かく色分けすることによって、いわば「見える化」しているのです。

 ちなみに色分けとは、手帳などで色を書き分けるということではなく、「出社前」「就寝前」「移動のすきま時間」とか、「企画をじっくり考える時間」「報告書をまとめる時間」「のんびり過ごす自分時間」などのように、時間にラベルを貼って区分するという意味です。

 色分けしなければ何を優先するかもわからなくなり、目の前にあることだけをやってしまったり、想定外の出来事に常に振り回されるはめになります。放っておけば、40代は他人に時間を奪われることが日常茶飯事でしょう。そうならないためには、時間に色を付けて扱いやすくしながら、きちんと計画を立てることが大切です。

 時間の色分け法や計画術、タスクの振り分け方、ずれた予定の調整法など、詳しいやり方は新刊『40代を後悔しない50のリスト【時間編】』でご紹介していますので、ご一読いただければと思います。