どの仕事にも等しく力をかけると、なぜ生産性があがらないのか？

各業務の4つの方向性を決める
すべての業務に等しく力をかけてはいけない

　定常業務と非定常業務の割合はわかった。低付加価値業務の時間のかけ方に問題があることはわかった。その他、それぞれの業務の問題点やムリ・ムダは見えてきた。次に、おのおのの業務への力のかけ方を決めます。

　第3回で見た、業務一覧のエクセルシートの右端に「方向性」という名前の列を追加してください。ここに、4つの分類を記入します。

（1）強化
（2）効率化
（3）現状維持
（4）縮小・廃止

（1）強化

　あなたのチームを支える目玉業務、関係者への価値提供を期待されている業務。これは、力をかけてレベルアップさせたいものです。
【打ち手の例】：時間をかける、人を増やす、システム化するなど

（2）効率化

　提供している価値のわりに、ムダやムリが多い業務。価値はあっても、残業や手戻りが多い業務は効率化を目指しましょう。
【打ち手の例】：プロセスを見直す、問題の原因を除去する、作業効率をあげる、外注化する、システム化する

（3）現状維持

　強化したくても予算がない。効率化したくても、現実的な打ち手がない。あるいは効率化を検討する時間がどうしてもとれない。その場合はひとまず「現状維持」のラベルを貼っておきます。

（4）縮小・廃止

　チームの役割や期待価値を勘案すると、たいして意味がない。人手が足りなくて手が回らない。もはや役割を終えた。脱属人化できそうにない。そういった業務は、縮小・廃止も検討してみましょう。基本的に、組織が成長し続ける前提においては、業務量は右肩上がりに増える一方。止められるものは止めていかないとやがてオーバーフローします。
【打ち手の例（縮小）】：営業時間や受付時間を短縮する、提供頻度を下げる、「やれるときにやる」レベルにする、「担当者がいるときだけやる」レベルにする

　すべての業務に同じように力をかけ、フルパワーで戦っていたら、やがてチームは疲弊します。業務一覧に洗い出した、1つ1つの業務に対し、どこで勝負するか？　どこは手を抜くか？　チームメンバーで話し合って決めていきましょう。

（この原稿は書籍『チームの生産性をあげる。――業務改善士が教える68の具体策』から一部を抜粋・加筆して掲載しています）