なぜ仕事が終わらないのか？　働き方を変えるには、効率化・高速化一辺倒の時短改善だけでは不十分。効率化×プロセス改善で仕事の進め方を根本から変える方法を、ベストセラー『職場の問題地図』で話題の人気業務改善士が教える。新刊『チームの生産性をあげる。』から一部を紹介。

なぜ、生産性があがらないのか？

　仕事の生産性をあげる。かつては製造業の現場でしか語られることのなかったこのテーマ。2016年に起きた電通社員の過労自殺事件を機に、職種を問わず論じられるようになってきました。

「働き方改革」は国会の重要テーマの1つ。中央省庁も地方自治体も企業もこぞって長時間労働の削減と生産性向上に取り組みつつあります。労働生産性の向上は、いまや日本全体の関心事と言っても言いすぎではありません。その一方、生産性に関して、大きな誤解があるような気がしてなりません。

　生産性向上＝時短ばかりに重きが置かれがち

　ある企業では、事務員全員を対象にエクセル研修を実施することになりました。オートフィルタなどエクセルの便利な機能や関数、ピボットテーブルの使い方を身につけてもらい、データの集計作業やレポート作成業務の時間短縮を図る。これは、作業の効率化に大いに寄与します。

　受講した社員からは「作業がラクになった」「残業しなくて良くなった」と好評。さっそく効果が出たとのことです。作業効率化により、実際に労働時間は短くなります。すぐに効果を実感できるため、生産性が向上した実感が得られます。ここに大きな罠があります。この後、こうなったらどうでしょう？

「業務変更により、新たに2つレポートを作成しなければならなくなった」

　当然のことながら、その分の労働時間は増えます。業務量が増えますから。企業は、基本的に成長し続けることを前提に日々の事業を営んでいます。つまり、単純に考えると、業績があがる限り業務の量は増え続けるはずです。どんなに作業単位あたりの時間を短くしたところで、業務量が増えれば掛け算で労働時間はいきおい増えます。あれれ、気がついたらまた残業時間が増えていた？