議題は「ワンテーマ」に絞る

前田鎌利(まえだ・かまり)
1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業。ソフトバンクモバイル株式会社(現ソフトバンク株式会社)などで17年にわたり移動体通信事業に従事。2010年に孫正義社長(現会長)の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され第1位を獲得。孫社長に直接プレゼンして事業提案を承認されたほか、孫社長のプレゼン資料づくりにも携わった。その卓越したプレゼン力を部下に伝授するとともに、チーム内の会議も改革。超高速PDCAを回しながら、チームの生産性を倍加させて、次々とプロジェクトを成功させた。マネジャーとしての実績を評価され、ソフトバンク子会社の社外取締役をはじめ数多くのプロジェクトを任された。2013年12月にソフトバンクを退社、独立。ソフトバンク、ヤフー株式会社、大手鉄道会社などのプレゼンテーション講師を歴任するほか、UQコミュニケーションズなどで会議術の研修も実施。著書に『社内プレゼンの資料作成術』(ダイヤモンド社)などがある。

 むしろ、「ワンテーマ」に絞った議題にするからこそ、会議の品質は向上します。そのためにサマリー・フォーマットの制約が効力を発揮するのです。

 たとえば、次のようなケースを考えてみましょう。
 ある小売企業で店舗の来客数が大幅に減少していたため、上層部から対応策を考えるように指示があったとします。マネジャーは担当チームを決め、対応策の検討を開始。担当チームは、その店舗のあらゆる課題を洗い出して検討した結果、「接客接遇の改善」「店舗のクリーンネス(清掃)」「店舗外装の変更」「什器の入れ替え」などの施策を総合的に進めるべきだと結論。「接客接遇研修の内容」「外装のデザイン」「什器の選定」「スタッフに徹底させる清掃ルール」など、それぞれの詳細を詰めていきました。

 この場合、提案内容のすべてを1回の定例会議で済まそうとすれば、とてもではありませんが、1枚のサマリー・フォーマットに落とし込むのは難しいでしょう。

「すべてを同時に進めるのか?」
「それとも、優先順位をつけて順次スタートするのか?」
「接客接遇を優先するならば、なぜ、それを優先するのか?」
「どんな研修内容なのか?」
「外装のデザインをどう変えるのか?」
「どんな什器を選ぶのか?」
「どんな清掃ルールなのか?」
「予算はいくら?」
「実施スケジュールは?」……。

 このように、説明しなければならないことが多すぎるからです。

 そもそも、これらすべてを1回の定例会議に提案すれば、ディスカッションに何時間かかるかわかりません。当然、メンバーの集中力は落ち、質の低い意思決定しか望むことはできないでしょう。