日本語でも悩むメールがスラスラ書ける! 総合商社で磨き抜かれた「生きた英語」とは?
「値下げ要求をスマートに断りたい」「代金の未払いをやんわりと伝えたい」「商品をさりげなく売り込みたい」。あなたならどう書きますか?
三井物産の商社マンとして、約40年間、第一線で活躍し、退職後は慶應義塾大学、早稲田大学のビジネススクールで教鞭をとる定森氏の新刊、『人を動かす英文ビジネスEメールの書き方ー信頼と尊敬を勝ちとる「プロの気くばり」』から、内容の一部を特別公開する。

忙しいのはお互いさま。どう伝える?

 打ち合わせの際、相手の希望日時と自分の予定が重なっているとき、どんなメールを送ればいいでしょうか。

 ビジネスでは、I am busyというストレートな言い方は禁句です。忙しいのはお互いさま。あえて「自分は忙しい」と言うと、人によっては「あなたはそれほど重要な立場じゃないから暇かもしれないが」というニュアンスに受け止められるリスクがあります。

 双方の日程を変更することが厳しい場合、相手の希望を可能な限り優先しましょう。例をご紹介します。

Subject: Confirmation of Monday morning meeting
(件名:月曜日午前中の面談確認)
Hello David, Thank you for your e-mail about your plan to visit our office.
(デイビッドさん、当社に来訪されるとのメールありがとうございます。)
I would be delighted to see you Monday morning, but I will be tied up with another meeting until 11 a.m.
(月曜日の午前中に喜んでお会いしますが、11時まで別の会議の予定が入っています。)
Could we start our meeting at 11:15 a.m. instead of 10:30 a.m.?
(10時半からではなく11時15分からのスタートにしませんか。)
We could have lunch together later on to continue our discussion. Looking forward to seeing you soon. Best regards,
(その後、ランチを一緒に食べながら話し合いを続けることもできますが、いかがですか。もうすぐ会えるのを楽しみにしています。)

先約が入っているときは?

 メールのポイントを見ていきましょう。

「すでに別の予定(会議など)が入っている」という旨を伝えたいときは、I will be tied up with another meetingという表現を使いましょう。

 時間調整については「10時半からではなく11時15分スタートにしませんか」「その後、ランチを一緒に食べながら話し合いを続けることもできますが、いかがですか」という臨機応変な代案を示すことも一案です。予定変更に関する表現を、もう一つご紹介します。

 If you have any alternative suggestions, please let me know. Any time next week would be fine with me except Tuesday morning.
(他の日程を知らせてください。私は、来週は火曜日の午前以外であればいつでも結構です。)

 状況に応じて、使い分けてください。

※参考記事:ネイティブにイエスと言わせる「商社の英語」とは?