伝える!震わす!書く力。05
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仕事で使用する主なコミュニケーション手段の1位はメールだ。ただしメールも万能ではない。相手をイラッとさせずに、情報を過不足なく伝える――。2020年3月1日(日)まで全12回でお届けする特集「伝える!震わす!書く力。」の第5回は、社会人の必須スキル「メールの書きかた」を伝授する。(ダイヤモンド編集部 篭島裕亮)

「週刊ダイヤモンド」2019年12月21日号の第1特集を基に再編集。肩書や数字など情報は雑誌掲載時のもの

基本を押さえたメールで
相手の信頼を獲得する

 仕事で使用する主なコミュニケーション手段の1位はメール。日本ビジネスメール協会の調査によると、97%の人が仕事で使用している。もはや言うまでもないが、電話のように相手の仕事を中断しなくてよく、記録を残せるのが特徴だ。

 ただしメールも万能ではない。正しく使わないと、思わぬところで相手をイラッとさせる。なにしろ、メールは受け取った人によって、好き勝手に理解されるコミュニケーションツール。顔の見えないコミュニケーションならではのトラブルもある。

 対面や電話のように、表情や声でニュアンスを感じながら、軌道修正ができない。そのため最初から曖昧さを残さず、きっちりと必要事項を伝える必要がある。

 だが、これが意外に難しい。実際、メールの不安の1位が「正しく伝わるか」で、メールで不快に感じたことの1位は「必要な情報が足りていないこと」である。情報が不足していると、相手と何度もやりとりをする羽目になり、相手の時間を奪うことになる。イラッとされても、多くの場合、相手は指摘してくれない。

 メールでも、本特集のテーマである「構造」「相手」「語感」を意識して書く力をアップさせていこう。

 なお、「構造」「相手」「語感」というビジネス文章の3原則の詳細については、下記の本特集の記事をご覧いただきたい。

特集#01『ビジネス文章の命は「構造」、書く前にひたすら考えるべき5つのポイント
特集#02『ビジネス文章で結果を出すカギは「読む相手への配慮」だ
特集#03『ビジネス文章に「心地よいリズム」を生み出す3つのポイント