「マルチタスク厳禁」を徹底する方法

【ルール9】マルチタスクはしない
 先ほども触れましたが、オンライン会議では「マルチタスクがやりやすい」というデメリットもあります。これを放置すると、会議の質はどんどん低下しますから、「マルチタスク厳禁」を徹底するように呼びかけるようにします。

 あまりにひどい場合には、マルチタスクをしているメンバーと個別に話し合って注意喚起をする必要があります。ただし、その際には、まず第一に、管理職が、自分の議事進行がまずいために、そのメンバーが参加意欲を失っている可能性を検討することを忘れてはなりません。

 そして、個別に話し合うときには、まず、「議事進行や会議のあり方に問題意識はないか?」と尋ねるところから始めるほうが得策です。もしかすると耳の痛い指摘をされるかもしれませんが、それを受け止め、必要であれば改善を約束したうえで、「マルチタスクをやめて、会議に集中してほしい」と理解を求めるほうが、建設的な話し合いになる可能性が高いでしょう。

【ルール10】落ちたときの対応
 最後に、通信回線の問題などで、Web会議アプリが落ちてしまったときのバックアップ手段を準備しておくとともに、その方法をチーム内で共有しておいたほうがいいでしょう。

 例えば、基本的にZoomを使って、バックアップ用にTeamsも登録しておく。万一、Zoomが落ちた場合には、Teamsのアクセス・アドレスをメールなどで伝える。こういった段取りをあらかじめ決めておけば、万一のときにも、会議をスムーズに修復することができます。

 管理職のなかには、こうしたITツールに苦手意識をもっている人もいますが、リモート環境下においては、それでは管理職は務まりません。ぜひ、勉強をしてITツールを使いこなせるようにしてください(詳しくは『課長2.0』をご覧ください)。