チームのノウハウを「形式知化」して、劇的な効果を生むための【3つのポイント】

変化が激しく先行き不透明の時代には、私たち一人ひとりの働き方にもバージョンアップが求められる。必要なのは、答えのない時代に素早く成果を出す仕事のやり方。それがアジャイル仕事術である。『超速で成果を出す　アジャイル仕事術』（ダイヤモンド社、6月29日発売）は、経営共創基盤グループ会長 冨山和彦氏、『地頭力を鍛える』著者 細谷 功氏の2人がW推薦する注目の書。著者は、経営共創基盤（IGPI）共同経営者（パートナー）で、IGPIシンガポール取締役CEOを務める坂田幸樹氏だ。業界という壁がこわれ、ルーチン業務が減り、プロジェクト単位の仕事が圧倒的に増えていく時代。これからは、組織に依存するのではなく、一人ひとりが自立（自律）した真のプロフェッショナルにならざるを得ない。本連載では、そのために必要なマインド・スキル・働き方について、同書の中から抜粋してお届けする。

チーム運営上、ノウハウの形式知化は極めて重要

　日本の組織は、ノウハウを形式知化することが苦手だといわれています。日本では阿吽の呼吸が使えるので、必ずしもノウハウが形式知化されていなくても業務が進んでいきます。

　一方で、阿吽の呼吸が使えない欧米諸国では、様々なノウハウが形式知化されています。例えば、本連載のテーマであるアジャイルや「Kaizen」や「Kanban」は日本発にもかかわらず、欧米でノウハウ化されたものです。

　また、多くの欧米の組織はモジュール化されていて、マニュアルに従えばジョブ型雇用された従業員であれば、すぐに結果を出せるようになっています。

　本連載のテーマであるアジャイル仕事術では、大企業ではなく共創型の小規模チームを想定しています。

　したがって、マニュアルを整備することは推奨しませんが、情報をチーム全体に共有することでノウハウを蓄積することは、チーム運営上極めて重要です。

　では、チームのノウハウを形式知化するための3つのポイントについて考えてみましょう。

①チーム内の情報格差をなくす

　組織では、情報を持っていることが権力につながることがあります。皆さんの組織でも、組織の長が情報を独占することでマウンティングしているのを目にしたことがあるのではないでしょうか。

　私が過去に属していた大企業では、経営陣に近い位置にいる上長は常に情報に触れていました。しかし、チームに共有される情報が限られていたため、現場メンバーは業務遂行に支障をきたすこともありました。

　特にアジャイル型の組織では、各メンバーは指示ではなく、共有されている情報をもとに動くため、チーム内での情報格差はチームの停滞を意味します。

②できる限りの情報をシャワーのように流し続ける

　では、どのように情報を共有したらいいのでしょうか。

　ポイントは情報の質より量を心がけることです。質に意識がいくと共有される情報の取捨選択や抽象化といった作業が必要になります。単に共有するだけであれば、そのような作業が不要なので情報の量と鮮度を高められます。

　例えば、以前に私が経営に関与していたIT企業では、全ての情報は社内のSNSやメーリングリストで共有されていました。

　チームのビジョンが共有されていれば、個人が情報の取捨選択をすることができるため、情報過多に警戒する必要はありません。

　また、共有される情報の量が増えていくと、情報は質に転化します。何の意味も持っていなかった情報がある日、自分のタスクの役に立つことがあります。そのためには、情報がリアルタイムに共有されていて、各メンバーの頭の中で情報のインデックスが貼ってある必要があります。

③定期的に振り返り、チームとしてのノウハウを形式知化する

　最後に、情報のインデックスを貼るための情報共有について考えてみましょう。

　前述のIT企業の経営をしていた際に私は、下図のとおり各種の会議を定例化していました。最上流のものが半期ごとの合宿で、それ以外に月次会議やマネジャー会議、朝礼や夕礼を実施していました。

　このように会議を定例化することで、全メンバーがチーム全体で起きていることを理解できるようになります。

　そうすることで、自分に必要な情報が入ってきたときに、それが重要かどうかを判断することができます。これが情報のインデックスが貼ってある状態です。

　さらに、情報共有の方法を工夫することで、インデックスの精度を高めることが可能になります。

　例えば、夕礼ではメンバーから、その日の気づきについて共有してもらっていました。

　その理由は、その日に発生したトラブルへの対処方法や新たなツールの使い方などを具体的に口頭で共有することで、テキスト情報で入力される情報よりも、形式知に近い形でメンバーの頭にインプットされるからです。

　繰り返しになりますが、情報は量と鮮度です。

　間違っても加工に時間をかけて1か月寝かせてはいけません。