仕事で毎日使うのに、誰も教えてくれない「メールの文章術」。返信・アポ取り・仕事の催促・お詫び・感謝など、言葉選びに迷うシーンは多々あります。そこで、本稿では、累計10万部突破のベストセラー『気のきいた短いメールが書ける本』より一部を抜粋・編集して、「もう仕事したくない」と嫌われてしまう「NGワード」をご紹介します。
Photo:Adobe Stock
「一緒に仕事したくない」と思われる言葉づかい
相手の考えに修正を求めたいとき、対立しないように上手に伝えるには…
×そういう対応は問題があります。
〇今後の対応のしかたについては検討の余地があると思われます。
「そういう」はせめて「そのような」とすべきです。相手との関係を継続したいのであれば、全体の言い方をソフトにしましょう。
意見が違うときは「肯定」から入る
全体の方向性について承知いたしました。
ひとつ、繁忙期との関係で時期が気になります。
次の打合せの際に詳しくご相談したいと思います。
よろしくお願いいたします。
意見が食い違う場合、なるべく顔を合わせて話した方がよいでしょう。論点を伝えるにしても、肯定から入ると伝わりやすいはず。
報告書案を受け取りました。ありがとうございました。
データがわかりやすく、素晴らしいと思いました。
なかでも事業環境のポジティブなデータを示した3章が重要だと感じました。
この解析結果を結論にもっと多くとりこんでいただくと、
さらにクリアになると思われるのですが、いかがでしょうか。
ご検討いただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
発注先への意見は比較的言いやすいのですが、相手の意欲をそがないように伝えることが必要です。注文をつける前に、よい部分について感想や感謝を書くと伝えやすくなります。
場面によって切り出し方を工夫しよう
不快感を与えずに、相手の意向を軌道修正できる「気のきいた」表現例をご紹介します。
通路の幅を少し狭くするというのでは問題がありますでしょうか。
→専門職のプランに対して自信のない意見を言う場合には、このような切り出し方をします。
A案でもB案でも、かかるコストは同じということでしょうか。
→基本的な部分で矛盾があると思われる場合は、そこを質問することで、相手が気づいてくれることもあります。
お客様への説明が複雑になってしまう点が心配です。
社内的にはどうしてもコストの点がひっかかっております。
→それぞれの立場から検討することは重要。立場や視点を限定して書くことで、論点が明らかになります。
→結論を急ぎすぎていると思われる場合。
（本稿は、『気のきいた短いメールが書ける本』より一部を抜粋・編集しました）
『気のきいた短いメールが書ける本』は、どんな場面でも使える「短くても失礼のない」400のお役立ち表現を紹介しています。ぜひチェックしてみてください。
メールで悩んでいるすべての人へ
『気のきいた短いメールが書ける本』 ダイヤモンド社刊、1300円+税
著：中川路 亜紀
マナーや言葉づかいは、時代とともに変化していきます。今はどこからどこまでが許容範囲なのかという全体を視野に入れ、国語の基本をふまえて判断することが必要です。
拙著『気のきいた短いメールが書ける本』でメール表現の豊かな選択肢を手に入れ、つかいこなしていけば、メール仕事はもっと自由で快適なものになるでしょう。
本書を活用して最短の解決を
『気のきいた短いメールが書ける本』はメール仕事をサポートするために、次のように構成しました。
第1部 気のきいたメール仕事 15のポイント
メール仕事をサクサク進めるためのコツから、基本的なメールマナー、メールソフトの機能活用方法まで、まず理解しておきたい15の事柄を示しました。
第2部 この場面ではこう書く！ 気のきいた短いメール術
よくある場面別の【3段階文例】＋【プラス表現】。本書メインの内容です。
＜最短メール＞＜気のきいた短いメール＞＜ていねいメール＞という、3段階のバリエーションと、関連する言い換え＆プラスαの表現のフレーズ集を豊かに例示し、自分らしい表現を見つけられるように構成しました。
第3部 これだけはおさえたい！ 気のきいた敬語マナー
礼儀正しく慇懃無礼にならない、ほどよい敬語をつかうための9つのFAQで、正しい知識とボキャブラリが手に入ります。
【巻末】メールの書き出しでつかえる季節の言葉のフレーズ集
「いつもお世話になっています」以外に、距離を縮めるひとことがほしいときのフレーズ集。
【巻末】よくある疑問さくいん
目次では見つけられなかった疑問を解決するためのさくいん。
仕事で使えるテクニックを凝縮しました。ぜひ、「短くても失礼のないメール術」を皆さんの仕事に取り入れてみてください。
