仕事で毎日使うのに、誰も教えてくれない「メールの文章術」。返信・アポ取り・仕事の催促・お詫び・感謝など、言葉選びに迷うシーンは多々あります。そこで、本稿では累計10万部突破のベストセラー『気のきいた短いメールが書ける本』より一部を抜粋・編集して、好感度が高い人が「頼みごとをするとき」に意識している言葉づかいを紹介します。
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好かれる人は、言葉の使い分けが上手い
小さなお願いごとから大きな仕事の依頼まで、規模や相手によって、ていねいさを変えて書き分ける必要があります。
お世話になっております。
定例会の議事録ですが、今月は20日までにお願いできれば助かります。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。
こちら側から発注している定期的な仕事は、このように簡略なメールですませます。余計なことが書いていないということは、「いつもの通りでいいですよ」というわかりやすいメッセージ。
×9月14日が空いていたらお願いします。
〇9月14日に予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
日程が先に決まっている場合でも、「空いていたら」というのは失礼な表現です。
制作期間、予算などについて希望もあり、
一度、ご相談をさせていただきたいのですが、いかがでしょうか。
スケジュールや予算によっては依頼が破談になることもありうる場合、このように「お願いしたいが、条件があるので、まずは相談」と、段階を踏んで依頼を進めます。
「頼みごとをするとき」役立つ表現は？
ワンパターンな文言ばかりではなく、さまざまな場面に応じて表現を使い分けられるようになりましょう。以下、代表的な例を挙げます。
→「お願いいたします」よりも少し改まった表現。
→かしこまった書き方。「幸甚」は「幸い」でもよい。
→相手の自由意思に任せるお願いのしかた。
正式にご依頼申し上げたく、メールを差し上げます。
→企画段階で「まだ決定ではないのですが」という形で相手に伝えておき、仕事の発生が決定した段階で、このように正式依頼をするとスムーズ。
今月20日までにお送りいただきたくお願い申し上げます。
→仕事の期限などを書き添えるときの常套句。文末を「お送りいただけますと助かります」とすると、1回のメール文中で「お願い」という言葉をつかう回数が減らせます。
お目通しいただければと存じます。
→「目通し」とは、最初から最後までひととおり見るという意味ですが、ビジネスではある程度長い文書を読んで確認する場合につかわれます。
（本稿は、『気のきいた短いメールが書ける本』より一部を抜粋・編集しました）
『気のきいた短いメールが書ける本』は、どんな場面でも使える「短くても失礼のない」400のお役立ち表現を紹介しています。ぜひチェックしてみてください。
メールで悩んでいるすべての人へ
『気のきいた短いメールが書ける本』 ダイヤモンド社刊、1300円+税
著：中川路 亜紀
マナーや言葉づかいは、時代とともに変化していきます。今はどこからどこまでが許容範囲なのかという全体を視野に入れ、国語の基本をふまえて判断することが必要です。
拙著『気のきいた短いメールが書ける本』でメール表現の豊かな選択肢を手に入れ、つかいこなしていけば、メール仕事はもっと自由で快適なものになるでしょう。
本書を活用して最短の解決を
『気のきいた短いメールが書ける本』はメール仕事をサポートするために、次のように構成しました。
第1部 気のきいたメール仕事 15のポイント
メール仕事をサクサク進めるためのコツから、基本的なメールマナー、メールソフトの機能活用方法まで、まず理解しておきたい15の事柄を示しました。
第2部 この場面ではこう書く！ 気のきいた短いメール術
よくある場面別の【3段階文例】＋【プラス表現】。本書メインの内容です。
＜最短メール＞＜気のきいた短いメール＞＜ていねいメール＞という、3段階のバリエーションと、関連する言い換え＆プラスαの表現のフレーズ集を豊かに例示し、自分らしい表現を見つけられるように構成しました。
第3部 これだけはおさえたい！ 気のきいた敬語マナー
礼儀正しく慇懃無礼にならない、ほどよい敬語をつかうための9つのFAQで、正しい知識とボキャブラリが手に入ります。
【巻末】メールの書き出しでつかえる季節の言葉のフレーズ集
「いつもお世話になっています」以外に、距離を縮めるひとことがほしいときのフレーズ集。
【巻末】よくある疑問さくいん
目次では見つけられなかった疑問を解決するためのさくいん。
仕事で使えるテクニックを凝縮しました。ぜひ、「短くても失礼のないメール術」を皆さんの仕事に取り入れてみてください。
